Zgodnie ze schematem organizacyjnym odlewni dział zakupów podlega bezpośrednio Dyrektorowi
A. Handlowemu.
B. Techniczno-Produkcyjnemu.
C. Naczelnemu.
D. Ekonomiczno-Finansowemu.
Pytanie z egzaminu CKE, styczeń 2019 (arkusz M.37-X-19.01).
Dział zakupów na tym schemacie organizacyjnym podlega bezpośrednio Dyrektorowi Naczelnemu, czyli najwyższemu szczeblowi zarządzania operacyjnego pod Zarządem Spółki. Widać to po połączeniu organizacyjnym wychodzącym z obszaru Dyrektora Naczelnego do Działu Zakupów, bez przechodzenia przez dyrektora handlowego, techniczno-produkcyjnego ani ekonomiczno-finansowego. Ma to sens praktyczny, bo zakupy w odlewni wpływają na wiele działów naraz: produkcję, magazyn surowców, jakość, koszty i terminy realizacji zamówień. Kupuje się przecież nie tylko papier do biura, ale też złom, surówki, żelazostopy, materiały formierskie, spoiwa, części zamienne czy usługi kooperacyjne. Moim zdaniem takie umieszczenie działu zakupów pod Dyrektorem Naczelnym jest dość logiczne, bo ogranicza konflikt interesów między produkcją, finansami i sprzedażą. Dobra praktyka organizacyjna mówi, że komórki mające wpływ na cały przepływ materiałów powinny mieć jasne podporządkowanie i szybki dostęp do decyzji kierownictwa. W odlewni opóźnienie dostawy bentonitu, koksu, elektrod albo materiału wsadowego potrafi zatrzymać produkcję, więc rola zakupów jest naprawdę strategiczna, nie tylko administracyjna.
W tym pytaniu łatwo pomylić zakres odpowiedzialności poszczególnych dyrektorów, bo nazwy stanowisk brzmią dość szeroko. Dyrektor Handlowy kojarzy się z rynkiem, klientami i zamówieniami, więc ktoś może uznać, że zakupy są częścią handlu. W praktyce jednak na pokazanym schemacie dział handlowy zajmuje się sprzedażą, obsługą klienta i kontaktami z odbiorcami, a nie zaopatrzeniem odlewni w surowce, materiały pomocnicze i usługi. Zakupów nie należy więc automatycznie wrzucać do sprzedaży tylko dlatego, że oba obszary mają związek z obrotem gospodarczym. Dyrektor Techniczno-Produkcyjny odpowiada przede wszystkim za planowanie i przebieg produkcji, odlewnię, obróbkę, utrzymanie ruchu oraz przygotowanie technologiczne. Owszem, produkcja zgłasza zapotrzebowanie na materiały, ale nie oznacza to, że dział zakupów formalnie jej podlega. To typowy błąd myślowy: kto używa materiału, ten niby ma kierować zakupem. Dyrektor Ekonomiczno-Finansowy kontroluje koszty, księgowość, budżety i analizy, ale kontrola finansowa faktur czy limitów budżetowych nie jest tym samym co bezpośrednie podporządkowanie organizacyjne zakupów. W dobrych praktykach zarządzania odlewnią rozróżnia się odpowiedzialność budżetową, produkcyjną i zakupową. Schemat pokazuje, że Dział Zakupów jest komórką podległą bezpośrednio Dyrektorowi Naczelnemu, bo obsługuje potrzeby całego zakładu, współpracuje z magazynem surowców i musi zachować pewną niezależność od pojedynczych pionów. Z mojego doświadczenia, czytając takie schematy warto patrzeć nie na skojarzenia z nazwą działu, ale na linie podporządkowania i położenie komórki w strukturze.