Dokładnie tak – w praktyce serwisowej jedną z najważniejszych rzeczy podczas przyjmowania samochodu do serwisu jest odnotowanie ewentualnych uszkodzeń powłoki lakierniczej. To zabezpiecza zarówno klienta, jak i serwis przed nieporozumieniami co do stanu auta przed naprawą. Moim zdaniem, to wręcz podstawa przy uczciwym podejściu do pracy – przecież później, jeśli klient zauważy rysę czy wgniecenie, a nie było tego w protokole przyjęcia, pojawia się niepotrzebny konflikt. Warsztaty stosują specjalne formularze, gdzie zaznacza się na rysunku pojazdu wszelkie rysy, odpryski czy przetarcia. Z doświadczenia wiem, że w dobrych serwisach – nawet tych najmniejszych – mechanicy zawsze dokładnie oglądają auto i robią zdjęcia, żeby zabezpieczyć się przed reklamacjami. To jest zgodne z wytycznymi producentów oraz zasadami RODO, bo przecież chroni się tutaj interesy obu stron. Oprócz tego, taka praktyka buduje zaufanie klienta – widać, że ktoś naprawdę dba o szczegóły. Często też podczas odbioru auta porównuje się stan powłoki lakierniczej z tym, co zapisano przy przyjęciu. Dla mnie to wręcz obowiązkowe i nie wyobrażam sobie innego podejścia w branży motoryzacyjnej. Tak więc, notowanie uszkodzeń na lakierze to nie tylko formalność, ale i absolutna konieczność w codziennej pracy serwisowej.
Wiele osób zakłada, że przyjmując auto do serwisu, powinno się skupić na takich szczegółach jak stan ogumienia, wersja wyposażenia czy data pierwszej rejestracji pojazdu. Są to informacje ważne, ale nie zawsze kluczowe podczas przyjęcia pojazdu do naprawy. Stan ogumienia z reguły sprawdzamy podczas przeglądu technicznego lub konkretnej usługi związanej z kołami, natomiast w zleceniu serwisowym przy przyjęciu auta bardziej skupiamy się na elementach, które mogą być powodem sporu z klientem – czyli właśnie widocznych uszkodzeniach lakieru. Opisanie wersji wyposażenia sporadycznie ma znaczenie przy naprawach mechanicznych, chyba że dotyczy to specyficznych części, ale nie jest to standardowy punkt formularza przyjęcia. Podobnie data pierwszej rejestracji – to informacja ważna dla historii pojazdu, jednak nie rozstrzyga o stanie auta w danym momencie, ani nie wpływa bezpośrednio na odpowiedzialność serwisu za ewentualne szkody. Często spotykałem się z tym, że młodzi mechanicy myślą, że wystarczy wpisać podstawowe dane i już – a zapominają o najważniejszym: zabezpieczeniu się przed roszczeniami, które mogą wynikać z niezauważonych uszkodzeń czy zadrapań. W dobrych serwisach normą jest dokładna inspekcja wizualna i odnotowanie wszelkich zarysowań, wgnieceń, odprysków na lakierze – to chroni zarówno klienta, jak i warsztat. Z mojego doświadczenia to właśnie brak takiego zapisu potrafi być źródłem największych problemów i nieporozumień. Dlatego też branżowe standardy jasno wskazują na konieczność dokumentowania uszkodzeń lakieru jako istotny element zlecenia serwisowego. Oczywiście, stan ogumienia czy inne dane są ważne, ale nie w kontekście zabezpieczenia interesów stron przy przyjęciu auta do serwisu. Takie myślenie to typowy błąd w rozumieniu priorytetów obsługi klienta w serwisie samochodowym.