Kwalifikacja: MOT.05 - Obsługa, diagnozowanie oraz naprawa pojazdów samochodowych

W warsztatach i stacjach obsługi można spotkać sporo różnych dokumentów, dlatego łatwo się pomylić co jest naprawdę potrzebne na początku, a co pojawia się dopiero później w procesie naprawy. Faktura VAT to dokument księgowy, który potwierdza sprzedaż usługi lub części. Pojawia się dopiero po wykonaniu diagnostyki i ewentualnej naprawy, gdy znana jest ostateczna kwota do zapłaty. Na podstawie faktury rozlicza się klienta, księgowość ją księguje, ale sama faktura nie daje mechanikowi żadnych wytycznych co ma zrobić z pojazdem. Dlatego nie może być traktowana jako dokument przyjęcia do diagnostyki. Protokół naprawy kojarzy się często z dokumentem, który opisuje wykonane czynności, użyte części, wyniki końcowej kontroli po naprawie. To raczej dokument podsumowujący, stosowany jako załącznik do zlecenia lub jako osobny zapis dla klienta i serwisu. Opisuje etap końcowy, a nie początkowy, więc nie spełnia funkcji podstawy do rozpoczęcia diagnostyki. Z kolei kosztorys wykonania zlecenia jest tylko wstępną kalkulacją kosztów – szacuje się roboczogodziny, części, ewentualne materiały pomocnicze. Bardzo często kosztorys można rzetelnie przygotować dopiero po wstępnej diagnostyce, bo dopiero wtedy wiadomo, co faktycznie jest uszkodzone. Typowym błędem jest myślenie, że skoro coś wiąże się z pieniędzmi i rozliczeniem, to musi być wymagane na starcie. W rzeczywistości standardy organizacji pracy w serwisach samochodowych i zalecenia producentów jasno wskazują, że pierwszym formalnym dokumentem jest zlecenie wstępne. To ono opisuje zakres działań, a dopiero później, w oparciu o wyniki diagnostyki, przygotowuje się kosztorys, wykonuje naprawę, sporządza protokół i na końcu wystawia fakturę. Jeśli odwrócimy tę kolejność, robi się bałagan formalny i łatwo o nieporozumienia z klientem oraz błędy w dokumentacji serwisowej.