Właśnie o to chodzi w profesjonalnej obsłudze serwisowej – numer VIN jest dziś podstawowym kluczem do doboru właściwych części. VIN to unikalny identyfikator pojazdu, w którym zakodowana jest marka, model, wersja silnikowa, rok produkcji, a często też specyfikacja wyposażenia, typ nadwozia, rodzaj skrzyni biegów, norma emisji spalin itd. W praktyce w hurtowniach i ASO katalogi części są oparte właśnie na VIN, bo producenci w trakcie życia danego modelu robią mnóstwo zmian: modyfikują zaciski hamulcowe, czujniki ABS, rodzaje wtryskiwaczy, warianty wiązek elektrycznych, nawet drobne elementy zawieszenia. Dwa auta z tego samego roku, tej samej marki i modelu, potrafią mieć zupełnie inne części. Podanie samego rocznika albo wersji silnika często kończy się zamówieniem elementu, który „prawie pasuje”, ale np. ma inny typ złącza elektrycznego, inną długość przewodu, inny kształt mocowania. Z mojego doświadczenia w warsztatach, dobrą praktyką jest zawsze zaczynać od sprawdzenia VIN w katalogu (np. producenta lub TecDoc), dzięki czemu ogranicza się pomyłki, zwroty części i przestoje na stanowisku. Dostarczanie uszkodzonej części tylko po to, żeby ją porównać, to rozwiązanie awaryjne, stosowane raczej przy bardzo starych autach albo nietypowych przeróbkach. W nowoczesnej organizacji pracy serwisu, zgodnie ze standardami producentów, prawidłowa procedura to identyfikacja pojazdu po numerze VIN i na tej podstawie dobór referencji katalogowej części zamiennej.
W praktyce warsztatowej bardzo często pokutuje przekonanie, że do zamówienia części wystarczy znać rok produkcji, nazwę modelu albo po prostu przynieść stary, uszkodzony element. Te podejścia wydają się logiczne, bo przecież „to ten sam samochód”, ale technicznie są obarczone dużym ryzykiem błędu. Rok produkcji jest wartością orientacyjną – producenci wprowadzają modernizacje w trakcie roku, robią tzw. liftingi, zmieniają dostawców podzespołów. Dwa auta z 2010 roku mogą mieć inne zaciski hamulcowe, inne tarcze, inny typ sondy lambda czy modułu sterującego. Podobnie sama marka i model to zdecydowanie za mało, bo w obrębie jednego modelu występują dziesiątki wersji: różne silniki, różne skrzynie biegów, inne przełożenia, odmienne układy elektryczne i pakiety wyposażenia. Stąd wynika typowy błąd myślowy: „mam Golfa VI, to każda część do Golfa VI będzie pasować”. Niestety, często nie pasuje ani wymiarami, ani złączami, ani parametrami pracy. Z kolei opieranie się wyłącznie na dostarczeniu uszkodzonego elementu do porównania z zamiennikiem jest mało profesjonalne i mocno ograniczające. Część może być zdeformowana, brakować fragmentu, może pochodzić z wcześniejszej przeróbki lub nieoryginalnej naprawy. Poza tym traci się czas na wielokrotne wizyty w sklepie, a i tak nie ma pewności co do zgodności np. parametrów elektrycznych czujników czy zaworów. Standardem branżowym i dobrą praktyką organizacji pracy serwisu jest identyfikacja pojazdu po numerze VIN i na tej podstawie dobór części w katalogu producenta lub renomowanych systemach katalogowych. To minimalizuje ryzyko pomyłek, przyspiesza naprawę i pozwala zachować spójność z dokumentacją techniczną pojazdu, czego nie zapewniają ani sam rok, ani sama nazwa modelu, ani przypadkowe porównywanie starej części przy ladzie.