Rzecznik prasowy w sytuacji wystąpienia zdarzenia powinien
A. dokonywać przedwczesnej interpretacji całej sytuacji.
B. przekazywać komunikaty zawiłe i trudne do zrozumienia.
C. nie przedstawiać po zakończeniu sytuacji kryzysowej mediom raportu z uwzględnieniem przyczyn danego zdarzenia.
D. ustalić z przełożonymi, aby zatwierdzili informacje, które mają zostać przekazane do mediów.
Pytanie z egzaminu CKE, czerwiec 2018 (arkusz Z.23-X-18.05).
Rzecznik prasowy podczas zdarzenia powinien przekazywać do mediów tylko takie informacje, które są sprawdzone i zatwierdzone przez przełożonych albo przez właściwego kierującego działaniem ratowniczym. To jest bardzo ważna zasada, bo w sytuacji kryzysowej komunikat publiczny może wpływać na zachowanie mieszkańców, rodzin poszkodowanych, dziennikarzy i osób postronnych. Moim zdaniem lepiej powiedzieć mniej, ale pewnie, niż szybko podać coś, co za godzinę trzeba będzie prostować. W praktyce rzecznik powinien ustalić, co można ujawnić: miejsce zdarzenia, ogólny charakter zagrożenia, działania służb, zalecenia dla ludności, ewentualne utrudnienia. Nie powinien samodzielnie dopowiadać przyczyn, liczby poszkodowanych czy skali strat, jeżeli te dane nie są potwierdzone. Dobra praktyka w ochronie przeciwpożarowej i zarządzaniu kryzysowym mówi o jednym spójnym źródle informacji. Dzięki temu komunikacja jest uporządkowana, nie przeszkadza w akcji ratowniczej i nie narusza tajemnicy postępowania, danych osobowych ani dobra poszkodowanych. Rzecznik działa tu trochę jak filtr: zbiera informacje z akcji, konsultuje je z przełożonymi, a dopiero potem przekazuje jasny komunikat mediom.
W pracy rzecznika prasowego przy zdarzeniu kryzysowym największym zagrożeniem jest pośpiech połączony z domysłami. Przedwczesna interpretacja całej sytuacji, na przykład wskazywanie przyczyny pożaru zanim wypowie się biegły albo dowódca akcji, może spowodować chaos informacyjny i podważyć wiarygodność służb. Media bardzo szybko rozpowszechniają takie informacje, a późniejsze sprostowanie często nie dociera już do wszystkich. Z mojego doświadczenia wynika, że ludzie często mylą szybkość komunikatu z jego jakością, a to nie zawsze idzie razem. Komunikaty zawiłe, pełne żargonu i trudne do zrozumienia też są złym rozwiązaniem. Rzecznik powinien mówić prosto, konkretnie i spokojnie, bo odbiorcą bywa nie specjalista, tylko mieszkaniec, kierowca stojący w korku albo rodzina osoby poszkodowanej. Dobry komunikat powinien zawierać fakty, zalecenia i informację, skąd brać dalsze aktualizacje. Nie można też zakładać, że po zakończeniu sytuacji kryzysowej temat znika. Raport lub podsumowanie dla mediów, oczywiście w zakresie możliwym do ujawnienia, pomaga wyjaśnić przebieg działań, przyczyny zdarzenia, skutki oraz wnioski profilaktyczne. Brak takiego podsumowania sprzyja plotkom i niepotrzebnym spekulacjom. Poprawne postępowanie polega więc na uzgodnieniu treści z przełożonymi i przekazywaniu zatwierdzonych, jasnych informacji.