Kwalifikacja: EKA.06 - Wykonywanie prac biurowych

Wybierając schemat organizacyjny, regulamin organizacyjny czy instrukcję kancelaryjną, można napotkać szereg nieporozumień dotyczących roli, jaką pełnią te dokumenty w strukturze organizacyjnej. Schemat organizacyjny jest wizualnym przedstawieniem hierarchii i wzajemnych relacji między działami i pracownikami w danej jednostce. Jest to narzędzie pomocne w orientacji w strukturze, ale nie określa zasad funkcjonowania organizacji ani jej celów. Regulamin organizacyjny natomiast, określa szczegółowe zasady działania jednostki, ale kolejność i sposób podejmowania decyzji, a także szczegółowe procedury, nie mogą być jego jedynym fundamentem. Z kolei instrukcja kancelaryjna dotyczy procedur obiegu dokumentów, co jest istotne, ale nie jest podstawą prawną działania jednostki. Wybór któregokolwiek z tych dokumentów jako podstawy funkcjonowania jednostki organizacyjnej sugeruje niepełne zrozumienie hierarchii dokumentów wewnętrznych. Każda z tych alternatywnych odpowiedzi przynosi wartościowe informacje, ale nie zastępuje statutu, który jest niezbędny dla zapewnienia spójności, odpowiedzialności i zgodności z przepisami prawa. Typowym błędem myślowym w tym przypadku jest pomylenie dokumentów operacyjnych z dokumentem założycielskim, co prowadzi do nieprawidłowego rozumienia struktury organizacyjnej i jej funkcji.