Dokument wewnętrzny organizacji, w którym opisano zasady zarządzania dokumentami wpływającymi do jednostki, przechowywanymi w niej oraz wysyłanymi na zewnątrz to
Instrukcja kancelaryjna to taki ważny dokument w każdej organizacji. Mówi jak powinniśmy radzić sobie z dokumentami, które do nas wpływają, jak je archiwizować i co robić, kiedy trzeba je wysyłać. Na przykład, pracownik, który dostaje dokumenty, musi wiedzieć, jak je zarejestrować, jak długo je trzymać i co dalej z nimi zrobić, gdy trzeba je wysłać do innych miejsc. Jeśli instrukcja jest dobrze stosowana, to pomagają w ogarnięciu dokumentacji, co jest zgodne z normami takimi jak ISO 15489. W końcu, to wszystko ma na celu lepsze zarządzanie informacjami i efektywność w organizacji.
Regulamin pracy i instrukcja archiwalna to istotne dokumenty, ale nie mówią wszystkiego o tym, jak zarządzamy dokumentami. Regulamin pracy skupia się na zasadach związanych z zatrudnieniem, wytycznych o godzinach pracy i prawie pracowniczym, a to nie ma nic wspólnego z dokumentami. Z kolei instrukcja archiwalna mówi o tym, jak przechowywać stare dokumenty, ale nie dotyczy tego, co robimy z nowymi, które przychodzą i wychodzą. To za wąskie podejście. Regulamin organizacyjny mówi tylko o strukturze i rolach w firmie, wiąże się z tym, ale nie mówi, jak zarządzać dokumentacją. Wybór złej odpowiedzi mógł być wynikiem tego, że myślałeś, że to wszystko jest jakoś ze sobą powiązane, ale w praktyce to różne aspekty. Zrozumienie tych różnic jest ważne, bo to klucz do dobrego zarządzania dokumentami w każdej organizacji.