Kwalifikacja: EKA.06 - Wykonywanie prac biurowych
Zawód: Technik prac biurowych
Dokumenty, które po pięciu latach przechowywania w archiwum, powinny zostać poddane przeglądowi przez eksperta, który zdecyduje o ich dalszym przechowywaniu lub zniszczeniu, powinny być oznaczone symbolem
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
Odpowiedź BES oznacza, że dokumenty powinny być przechowywane przez pięć lat, po czym ekspert ma je przejrzeć w celu podjęcia decyzji o ich dalszym przechowywaniu lub zniszczeniu. Taka praktyka jest zgodna z ogólnymi zasadami zarządzania dokumentacją oraz wymogami przepisów prawa dotyczących archiwizacji. W przypadku dokumentów, które są istotne dla działalności organizacji, ich przegląd po upływie pięciu lat stanowi kluczowy element procesu decyzyjnego. Dokładna analiza dokumentów pozwala na identyfikację tych, które są nadal potrzebne, a które mogą być zniszczone, co przyczynia się do efektywnego zarządzania przestrzenią archiwalną. Dodatkowo, stosowanie symbolu BES jest zgodne z normą ISO 15489 dotyczącą zarządzania dokumentacją, która podkreśla znaczenie systematycznego przeglądu dokumentów w kontekście ich wartości archiwalnej. Przykładem takiej praktyki może być przegląd dokumentów kadrowych po ich pięcioletnim przechowywaniu, aby ocenić, które z nich są nadal potrzebne do zarządzania zasobami ludzkimi.
Wybór innych symboli, takich jak B5, Bc5 czy AS, może wynikać z błędnego zrozumienia zasad archiwizacji dokumentów. Symbol B5 sugeruje, że dokumenty powinny być przechowywane przez pięć lat, jednak nie zawiera informacji o konieczności ich przeglądu przez specjalistę, co jest kluczowym elementem procesu selekcji dokumentów. Brak tego aspektu prowadzi do potencjalnego gromadzenia zbędnych dokumentów, co z kolei zwiększa koszty przechowywania oraz może stwarzać ryzyko utraty istotnych informacji. Podobnie, wybór Bc5 może wynikać z mylnego założenia, że sam proces przechowywania przez pięć lat wystarczy, aby zapewnić zgodność z regulacjami prawnymi, co jest niewystarczające. Z kolei symbol AS nie odnosi się do procedur przeglądu dokumentów, przez co może prowadzić do niewłaściwego zarządzania danymi, w tym do zjawiska "zatrzymania dokumentów", czyli gromadzenia ich bez odpowiedniej analizy. W praktyce, ignorowanie potrzeby konsultacji z ekspertem przy podejmowaniu decyzji o przyszłości dokumentów może prowadzić do naruszenia przepisów dotyczących ochrony danych oraz zwiększonego ryzyka utraty istotnych informacji. Dlatego kluczowe jest przestrzeganie standardów zarządzania dokumentacją, które uwzględniają zarówno czas przechowywania, jak i konieczność przeglądu przez wykwalifikowany personel.