Kwalifikacja: EKA.06 - Wykonywanie prac biurowych

Istotnym aspektem tworzenia instrukcji kancelaryjnej jest zrozumienie, że nie bazuje ona na regulaminie pracy, instrukcji organizacyjnej ani schemacie organizacyjnym. Regulamin pracy reguluje jedynie zasady zatrudnienia, obowiązki pracowników oraz czas pracy, co nie ma bezpośredniego wpływu na procedury obiegu dokumentów. Instrukcja organizacyjna natomiast dotyczy struktury jednostki, ale nie definiuje szczegółowych procedur kancelaryjnych, które koncentrują się na operacyjnych aspektach zarządzania dokumentami. Schemat organizacyjny przedstawia relacje i hierarchię w jednostce, jednak nie dostarcza żadnych konkretnych wytycznych dotyczących obiegu dokumentów. Z tego powodu, opieranie instrukcji kancelaryjnej na tych dokumentach może prowadzić do nieefektywnego zarządzania, braku klarowności w procesie obiegu dokumentów oraz potencjalnych naruszeń przepisów prawnych. W praktyce, często spotyka się sytuacje, w których pracownicy są zdezorientowani co do obowiązujących procedur, co prowadzi do chaosu w obiegu dokumentów. Dlatego kluczowe jest, aby każda jednostka organizacyjna miała jasno określone regulacje, które będą fundamentem dla efektywnej instrukcji kancelaryjnej.