Kwalifikacja: EKA.06 - Wykonywanie prac biurowych

Idea sporządzenia protokołu na początku zebrania jest błędna, ponieważ w tym momencie nie znamy jeszcze przebiegu spotkania ani podjętych decyzji. Protokół powinien odzwierciedlać rzeczywisty przebieg wydarzeń, co jest niemożliwe do ustalenia przed ich zakończeniem. Sporządzanie protokołu tydzień przed zebraniem również nie ma sensu, ponieważ zebranie jeszcze się nie odbyło, więc nie mamy danych do zapisania. To podejście wynika z błędnego zrozumienia roli protokołu, który nie jest planem ani scenariuszem spotkania, a jego dokumentacją. Z kolei sporządzenie protokołu dwa tygodnie po zakończeniu zebrania jest niepraktyczne. Taki długi odstęp czasu może skutkować utratą szczegółów i dokładności, ponieważ uczestnicy mogą zapomnieć o niektórych aspektach spotkania. To z kolei prowadzi do problemów z realizacją postanowień i może wpłynąć na efektywność pracy zespołu. Dobre praktyki wskazują na potrzebę jak najszybszego sporządzania protokołów po zakończeniu spotkania, aby utrzymać wysoką jakość i dokładność zapisów.