Kwalifikacja: EKA.06 - Wykonywanie prac biurowych
Zawód: Technik prac biurowych
Jakie działanie należy podjąć w pierwszej kolejności przy organizacji zebrania?
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
Zarządzanie zebranie to naprawdę ważna sprawa. Jak się nie określi celu, to może być chaos, uczestnicy nie będą wiedzieć, co robić i co ich czeka. Na przykład, jak spotykasz się z zespołem projektowym, to warto mieć na celu omówienie postępów w pracy i rozwiązanie ewentualnych problemów. Dobrze jest też stworzyć zarys, żeby każdy wiedział, co przygotować i co przynieść. W moim doświadczeniu, warto korzystać z zasady SMART przy definiowaniu celu – żeby był jasny, mierzalny, dał się osiągnąć, realistyczny i w określonym czasie. Jak zebranie jest dobrze zaplanowane, to szansy na sukces rosną, a uczestnicy bardziej się angażują. Poza tym, taki plan pozwala ogarnąć czas spotkania, co jest mega istotne w pracy zespołowej.
Wyznaczenie protokolanta czy zorganizowanie sali to ważne elementy, ale nie powinny być pierwsze przed ustaleniem celu zebrania. Protokolant powinien działać w kontekście tego, o czym się rozmawia, więc jego rola ma sens dopiero, jak wiadomo, co będzie mówione. Bez celu zebranie może być chaotyczne, a porządek obrad może nie pasować do tematu, co marnuje czas. Zarezerwowanie sali też jest ważne, ale sama sala nie zrobi zebrania merytorycznym. Z mojego doświadczenia, wiele spotkań nie przynosi rezultatów właśnie przez brak jasnego celu, co frustruje uczestników i powtarzają się te same błędy. Takie pomyłki w planowaniu mogą prowadzić do złego wykorzystania czasu i zasobów oraz psuć atmosferę w zespole. Dlatego ustalenie celu zebrania powinno być najważniejsze, bo to wyznacza kierunek dalszej pracy.