Który dokument określa zasady przechowywania dokumentacji bieżącej w jednostkach organizacyjnych danego zakładu pracy oraz procedurę przekazywania materiałów do archiwum zakładowego?
Instrukcja kancelaryjna to mega ważny dokument w każdej firmie. To takie jakby zasady, które mówią, jak przechowywać te wszystkie dokumenty, co z nimi robić, gdy nie są już potrzebne, no i jak je ogarnąć, żeby wszystko było w porządku. W zasadzie, jak się ma fajnie zorganizowaną dokumentację, to później łatwiej znaleźć potrzebne informacje i nie ma ryzyka, że coś ważnego gdzieś zniknie. Przykładowo, jak firma ma swoje procedury archiwizacji, to wszystko idzie jak po maśle i można w każdej chwili sprawdzić, co i gdzie jest. Z mojego doświadczenia, jak się dba o takie rzeczy zgodnie z instrukcją, to firma ma mniej problemów prawnych i działa sprawniej. Co więcej, dobrze jest co jakiś czas przejrzeć tę instrukcję, bo warunki w firmie się zmieniają i warto, żeby wszystko było aktualne.
Regulamin organizacyjny, statut firmy i jednolity wykaz akt to różne dokumenty, ale nie mówią o tym, jak powinno się przechowywać akty bieżące czy jak przekazywać je do archiwum. Regulamin organizacyjny dotyczy raczej struktury i zasad działania firmy, a niekoniecznie szczegółów dotyczących dokumentacji. Statut reguluje cele i organizację przedsiębiorstwa, co też nie ma związku z zarządzaniem dokumentami. Jednolity wykaz akt służy do klasyfikacji dokumentów w archiwum, ale nie mówi jak ogarniać te bieżące. Jak nie znasz funkcji tych dokumentów, to łatwo wyciągnąć błędne wnioski. Każdy z tych dokumentów ma swoje zadanie i nie wystarczą one do prawidłowego obiegu dokumentów. Dlatego właśnie ważne jest, żeby mieć instrukcję kancelaryjną, która konkretnie mówi, jak zarządzać dokumentami i je archiwizować.