Kwalifikacja: EKA.06 - Wykonywanie prac biurowych

Pismo przewodnie, lista obecności oraz zawiadomienie o zebraniu pełnią różne funkcje w kontekście organizacji spotkań, jednak nie są odpowiednie z perspektywy rejestracji przebiegu zebrania. Pismo przewodnie jest dokumentem, który zazwyczaj towarzyszy innym materiałom wysyłanym do uczestników, np. zaproszeniom lub dokumentom roboczym. Jego głównym celem jest przedstawienie kontekstu, w jakim wysyłane są załączniki, a nie rejestracja dyskusji czy decyzji podjętych podczas zebrania. Lista obecności ma na celu jedynie potwierdzenie, którzy pracownicy wzięli udział w spotkaniu, co jest ważne z punktu widzenia frekwencji, lecz nie stanowi zapisu treści zebrania. Zawiadomienie o zebraniu natomiast informuje uczestników o terminie, miejscu i porządku obrad, ale również nie dokumentuje rzeczywistego przebiegu dyskusji ani podjętych decyzji. Typowe błędy myślowe, prowadzące do wyboru tych nieprawidłowych odpowiedzi, wynikają często z mylenia różnych typów dokumentów związanych z organizacją pracy i zebrania. Warto zwrócić uwagę, że w kontekście formalnym, jedynie protokół zebrania, jako dokument o charakterze decyzyjnym, ma moc dowodową i powinien być traktowany jako istotny element dokumentacji każdej organizacji.