Kwalifikacja: EKA.06 - Wykonywanie prac biurowych
Zawód: Technik prac biurowych
Jakiego rodzaju klasyfikacji należy użyć przy tworzeniu jednolitego rzeczowego wykazu akt?
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
Klasyfikacja dziesiętna to naprawdę fajny sposób na tworzenie jednolitego wykazu akt. Dzięki niej wszystko jest prostsze i bardziej zrozumiałe. Jak w bibliotekach, gdzie używa się klasyfikacji Deweya, tak i tutaj numeryczne kody pomagają poukładać dokumenty według tematów, co później znacznie ułatwia ich szukanie. Na przykład w administracji kody dziesiętne mogą odnosić się do różnych rodzajów dokumentów, jak akty prawne czy raporty. Dzięki temu łatwiej się w tym wszystkim odnaleźć. A to, że klasyfikacja dziesiętna jest zgodna z międzynarodowymi standardami, to dodatkowy plus, bo to podnosi jakość archiwizacji i sprawia, że współpraca między instytucjami staje się prostsza. Moim zdaniem, to podejście sprzyja też unifikacji praktyk w archiwizacji, co jest ważne, zważywszy na przepisy prawne i procedury administracyjne.
Klasyfikacje przedmiotowa, rzeczowa i indeksowa nie za bardzo nadają się do tworzenia jednolitego wykazu akt. Klasyfikacja przedmiotowa skupia się na tym, co jest w dokumentach, a to może prowadzić do bałaganu, bo różne przedmioty mogą mieć inne znaczenie w różnych sytuacjach. Klasyfikacja rzeczowa zwykle opiera się na ogólnych terminach, co może być mylące i trudne do zrozumienia. A jeśli chodzi o klasyfikację indeksową, to zazwyczaj polega ona na robieniu listy haseł, co nie daje takiej struktury jak system dziesiętny. W praktyce wiele osób może mieć problem ze znalezieniem dokumentów, bo brakuje logicznego porządku. Często mylnie zakłada się, że proste metody będą lepsze, ale to może doprowadzić do totalnego chaosu. Dlatego, żeby zarządzać dokumentacją w instytucjach sensownie, konieczne jest stosowanie klasyfikacji dziesiętnej, bo ona zapewnia przejrzystość i zgodność z uznawanymi standardami archiwizacji.