Skrót 'm.p.' oznacza 'moim podpisem' i jest stosowany w kontekście dekretacji dokumentów, gdy osoba decydująca zastrzega sobie prawo do podpisania końcowego dokumentu. Użycie tego skrótu jest zgodne z zasadami obiegu dokumentów w administracji publicznej, które wskazują, że kierownik może wówczas przekazać sprawę do dalszego załatwienia, jednocześnie zaznaczając, że ostateczne zatwierdzenie leży w jego gestii. Przykładowo, jeżeli kierownik zleca przygotowanie projektu decyzji, może użyć skrótu 'm.p.' w celu wskazania, że sam zdecyduje o ostatecznym kształcie dokumentu przed jego wydaniem. Tego typu praktyki są kluczowe dla zapewnienia odpowiedzialności i transparentności w procesach decyzyjnych, a także umożliwiają zachowanie kontroli nad istotnymi dokumentami. Stosowanie 'm.p.' jest powszechnie rozumiane w kontekście formalnym i uznawane za najlepszą praktykę w organizacjach administracyjnych.
Wyboru skrótu do dekretacji pisma należy dokonywać z dużą starannością, ponieważ niewłaściwe oznaczenie może prowadzić do nieporozumień i błędów w obiegu dokumentów. W przypadku skrótu 'm.a.', który oznacza 'moim autorytetem', jego użycie sugeruje, że osoba podejmuje decyzję na podstawie przyznanego autorytetu, ale niekoniecznie zakłada możliwość dalszej weryfikacji lub podpisania dokumentu. To może być mylące, zwłaszcza w sytuacjach, gdy wymagana jest ostrożność i przemyślane podejście do ostatecznych decyzji. Skrót 'p.r.' oznacza 'podpisuje przełożony' i również nie odpowiada koncepcji, w której kierownik zastrzega sobie prawo do ostatecznego podpisu. Użycie tego skrótu mogłoby sugerować, że dokument jest gotowy do podpisania przez osobę wyższą w hierarchii, co jest sprzeczne z intencją kierownika, który chce zachować kontrolę nad końcowym kształtem pisma. Skrót 'p.m.' oznacza 'podpisuje sekretarz' i również nie jest odpowiedni w przypadku, gdy kierownik chce zastrzec sobie prawo do podpisania czystopisu, ponieważ sugeruje, że to sekretarz lub inny przedstawiciel ma ostateczne upoważnienie do działania, co może prowadzić do nieporozumień w zakresie odpowiedzialności. Właściwe zrozumienie tych skrótów i ich kontekstu jest niezbędne dla prawidłowego funkcjonowania obiegu dokumentów w organizacjach.