Kwalifikacja: EKA.06 - Wykonywanie prac biurowych

List intencyjny, wniosek i reklamacja to dokumenty, które pełnią inne funkcje niż pismo informacyjne, takie jak zawiadomienie. List intencyjny jest zazwyczaj używany w procesach negocjacyjnych lub wstępnych rozmowach pomiędzy stronami, aby wyrazić intencję zawarcia umowy. Często jest to dokument, który ma charakter bardziej perswazyjny niż informacyjny, co sprawia, że nie spełnia on definicji pisma informacyjnego. Wniosek, z kolei, jest dokumentem, który formalizuje prośbę o coś, na przykład o przyznanie dotacji lub o wydanie pozwolenia. Wniosek także nie jest pismem informacyjnym, gdyż jego celem jest uzyskanie konkretnego działania, a nie jedynie przekazanie informacji. Reklamacja dotyczy sytuacji, gdzie klient wyraża niezadowolenie z produktu lub usługi, żądając naprawy lub rekompensaty. Choć reklamacja również ma na celu przekazanie informacji, jej głównym zamiarem jest rozwiązanie problemu, co odróżnia ją od funkcji czysto informacyjnej zawiadomienia. Pojmowanie tych terminów w sposób zamienny prowadzi do mylnych koncepcji i może skutkować nieodpowiednim posługiwaniem się dokumentami w kontekście formalnym oraz prawnym.