Kwalifikacja: EKA.06 - Wykonywanie prac biurowych
Zawód: Technik prac biurowych
Dokument, w którym znajduje się tekst "W załączeniu przesyłamy plan remontów, które zamierzamy przeprowadzić w naszej firmie w pierwszym półroczu 2021 roku" jest dokumentem
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
Pismo, w którym zawarto informację o planowanych remontach w firmie, nosi nazwę pisma przewodniego. Tego typu dokumenty są najczęściej używane do wprowadzenia załączników i przedstawienia ich kontekstu. Pismo przewodnie pełni funkcję informacyjną, w której nadawca wyjaśnia cel i treść przesyłanych materiałów. Jest to istotne w korespondencji biznesowej, ponieważ umożliwia odbiorcy zrozumienie, dlaczego dane dokumenty zostały mu przekazane oraz jakie działania powinien podjąć w związku z nimi. Przykładem zastosowania pisma przewodniego może być przesłanie oferty handlowej, raportu lub, jak w tym przypadku, planu remontów, gdzie kluczowe jest zrozumienie kontekstu i celu przesyłki. W praktyce, dobrze sformułowane pismo przewodnie może przyczynić się do efektywnej komunikacji oraz lepszej organizacji pracy w firmie.
Wybór odpowiedzi handlowy, sprawozdawczy lub grzecznościowy nie jest zgodny z charakterem przedstawionego pisma. Pismo handlowe dotyczy z reguły transakcji, ofert lub negocjacji związanych z działalnością gospodarczą, a w tym przypadku mamy do czynienia z informowaniem o planach remontowych, co wykracza poza definicję handlową. Z kolei pismo sprawozdawcze ma na celu przedstawienie wyników lub stanu realizacji określonych działań, co również nie pasuje do sytuacji, gdyż mamy tutaj do czynienia z przyszłymi planami, a nie podsumowaniem działań. Natomiast pismo grzecznościowe zazwyczaj ma na celu wyrażenie podziękowania, gratulacji lub innych form uprzejmości, co nie odpowiada na potrzebę przekazania konkretnego planu działania. Wybór jednej z tych opcji może wynikać z mylnego zrozumienia celu komunikacji. Kluczową kwestią w pisaniu dokumentów biznesowych jest umiejętność precyzyjnego określenia ich charakteru i celu, co pozwala na skuteczne przekazywanie informacji oraz unikanie nieporozumień w relacjach zawodowych.