Kwalifikacja: EKA.06 - Wykonywanie prac biurowych

Przygotowanie zebrania wiąże się z szeregiem kroków, które powinny być realizowane w odpowiedniej kolejności, aby osiągnąć zamierzony cel. Wyznaczenie protokolanta, choć ważne, powinno być jednym z późniejszych etapów, ponieważ przedmiotem zebrania są jego treści i cele, a nie kto będzie spisywał notatki. Oparcie planowania na liście obecności przed ustaleniem celu prowadzi do ryzyka, że zgromadzeni nie będą świadomi, dlaczego się spotykają, co może skutkować nieefektywnym wykorzystaniem czasu. Rezerwacja sali konferencyjnej to również ważny element organizacji, jednak bez jasnych wytycznych dotyczących celu spotkania, lokalizacja oraz czas mogą okazać się nieodpowiednie do omawianych kwestii. Zdarza się, że osoby planujące spotkanie koncentrują się na technicznych aspektach organizacyjnych, zaniedbując kluczowe pytania, które należy poruszyć. W praktyce, aby uniknąć tych pułapek, dobrym podejściem jest przyjęcie zasady, że każdy krok w organizacji zebrania powinien wynikać z wcześniej ustalonego celu oraz tematu, co jest zgodne z metodologią PRINCE2 oraz innymi standardami zarządzania projektami, które podkreślają znaczenie jasnych i skoncentrowanych celów w efektywnym planowaniu działań.