Kwalifikacja: EKA.06 - Wykonywanie prac biurowych
Zawód: Technik prac biurowych
Pracownik zajmujący się sprawami administracyjnymi wydziału organizacyjnego prosi referenta do spraw magazynowych o dane dotyczące ilości papieru kserograficznego w magazynie. Jaki kierunek ma przepływ informacji w tej sytuacji?
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
Odpowiedź "Poziomy" jest prawidłowa, ponieważ w opisanej sytuacji mamy do czynienia z wymianą informacji pomiędzy dwoma referentami znajdującymi się na tym samym poziomie hierarchii organizacyjnej. Referent do spraw administracyjnych i referent do spraw magazynowych są odpowiedzialni za różne obszary pracy, jednak ich komunikacja ma charakter współpracy i wymiany informacji w ramach tych samych struktur. W praktyce, komunikacja pozioma jest kluczowym elementem efektywnych organizacji, pozwalając na szybsze podejmowanie decyzji i lepsze zarządzanie zasobami. Przykładem zastosowania tego typu komunikacji może być regularne raportowanie stanów magazynowych pomiędzy różnymi działami w firmie, co sprzyja optymalizacji procesów i minimalizacji błędów w zarządzaniu. Zgodnie z najlepszymi praktykami, poziomy przepływ informacji powinien być wspierany przez odpowiednie narzędzia komunikacyjne, takie jak systemy ERP, które ułatwiają wymianę danych pomiędzy działami, zapewniając jednocześnie przejrzystość informacji i szybki dostęp do niezbędnych danych.
Odpowiedzi wskazujące na przepływy informacji pionowe w górę lub w dół są nieprawidłowe ze względu na zrozumienie struktury organizacyjnej oraz dynamiki komunikacji w ramach przedsiębiorstwa. Przepływ pionowy w górę sugeruje, że informacja jest kierowana od pracownika do przełożonego, co w tym przypadku nie ma miejsca, ponieważ obie strony są na tym samym poziomie. Analogicznie, pionowy przepływ w dół oznaczałby, że przełożony wydaje polecenia lub dostarcza informacji swojemu podwładnemu, co również nie jest odpowiednie w tej sytuacji. Odpowiedzi te mogą wynikać z błędnego postrzegania hierarchii w organizacji lub założenia, że każda komunikacja musi mieć wyraźny kierunek w hierarchii. Z punktu widzenia dobrych praktyk zarządzania, komunikacja między działami powinna być zrozumiana jako proces wspierający współpracę, a nie ograniczony do formalnych relacji przełożony-podwładny. Efektywna wymiana informacji na tym samym poziomie jest kluczowa dla wzmocnienia kultury organizacyjnej, budowania relacji między pracownikami oraz efektywności w realizacji zadań. Ważne jest, aby pracownicy byli świadomi możliwości komunikacyjnych w ramach swojego działu i między działami, co może prowadzić do lepszej współpracy i osiągania wspólnych celów.