Kwalifikacja: EKA.06 - Wykonywanie prac biurowych
Zawód: Technik prac biurowych
Kancelaria, w której dokumentowane są sprawy, a nie poszczególne dokumenty, funkcjonuje jako system
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
Odpowiedź 'bezdziennikowym' jest poprawna, ponieważ system kancelaryjny bezdziennikowy koncentruje się na rejestrowaniu spraw jako całości, a nie na poszczególnych dokumentach. W takim systemie każda sprawa jest traktowana jako odrębny byt, co umożliwia lepsze zarządzanie, śledzenie postępu oraz archiwizację informacji. Przykładem takiego systemu może być ewidencjonowanie spraw w sądach, gdzie rejestrowane są kluczowe informacje dotyczące sprawy, takie jak numer sprawy, strona, daty oraz terminarze, ale nie poszczególne pisma czy dokumenty. W praktyce oznacza to, że użytkownicy mogą łatwo monitorować stan każdej sprawy, co zwiększa efektywność pracy kancelarii. Standardy takie jak ISO 15489 dotyczące zarządzania dokumentacją podkreślają znaczenie tworzenia zintegrowanych systemów, które umożliwiają śledzenie informacji w kontekście sprawy, co jest kluczowe dla transparentności i efektywności procesów prawnych. W kontekście kancelarii prawnych i administracji publicznej, zastosowanie systemów bezdziennikowych wspiera także lepszą komunikację między różnymi działami oraz ułatwia dostęp do informacji dla pracowników, co w efekcie prowadzi do szybszego i bardziej efektywnego rozpatrywania spraw.
Wybór innych opcji, takich jak 'dwudziennikowy', 'dziennikowy' lub 'jednodziennikowy', opiera się na błędnym zrozumieniu, jak funkcjonują systemy kancelaryjne. System dwudziennikowy zazwyczaj odnosi się do podziału dokumentów na dwa osobne rejestry, co wprowadza dodatkową komplikację i nieefektywność w zarządzaniu informacjami. Podobnie, system dziennikowy skupia się na rejestrowaniu poszczególnych dokumentów, co może prowadzić do trudności w zarządzaniu sprawami, gdyż każdy dokument musi być osobno identyfikowany i śledzony. To podejście jest niezgodne z zasadą, że sprawa powinna być centralnym punktem ewidencji, a nie zestawem dokumentów. Z kolei system jednodziennikowy, który może sugerować ewidencjonowanie dokumentów w pojedynczym rejestrze, również nie odpowiada na potrzeby efektywnego zarządzania sprawami, ponieważ nie uwzględnia złożoności i dynamiki procesów prawnych. W praktyce, błędne rozumienie tych terminów prowadzi do tworzenia skomplikowanych struktur biurowych, które nie wspierają efektywnego gromadzenia i przetwarzania informacji. Istotne jest zatem, aby w praktyce stosować zasady oparte na zarządzaniu sprawami jako całościami, co nie tylko ułatwia organizację pracy, ale także sprzyja lepszemu podejmowaniu decyzji oraz wydajności w działaniach kancelarii. Efektywne zarządzanie sprawami, zgodnie z najlepszymi praktykami, powinno koncentrować się na procesach, a nie na dokumentach.