W jednostce organizacyjnej, w której funkcjonuje system kancelaryjny bezdziennikowy, dokonuje się rejestracji poszczególnych spraw
W systemie kancelaryjnym bezdziennikowym sprawy rejestruje się w spisie spraw i to jest naprawdę ważne dla dobrej organizacji dokumentów. Ten spis to taki kluczowy element, który pozwala śledzić, co się dzieje z różnymi sprawami w firmie. Każda sprawa jest tam opisana, co sprawia, że gdy potrzebujesz czegoś znaleźć, to nie jest to takie trudne. W administracji publicznej czy w różnych instytucjach spis spraw jest super przydatny, bo pomaga w utrzymaniu porządku w papierach i jest łatwiej kontrolować, co i kiedy trzeba załatwić. Dobrze jest go aktualizować regularnie, bo to usprawnia pracę urzędników i zmniejsza ryzyko zgubienia czegoś ważnego. I jeszcze jedno - spis spraw musi być zgodny z przepisami prawa o archiwizacji, bo to wpływa na jakość całej administracji.
Rejestrowanie spraw w jednostkach, które używają systemu bezdziennikowego, nie powinno się odbywać w spisie pism, bo ten spis dotyczy tylko korespondencji, a nie spraw. Spis pism służy do ewidencjonowania pism przychodzących i wychodzących. I w ogóle rejestr pism wewnętrznych też się skupia na dokumentacji wewnętrznej, a nie na sprawach, które mogą trwać dłużej. Użycie dziennika podawczego do rejestrowania spraw jest po prostu nie w porządku, bo on służy do ewidencjonowania wpływu dokumentów, a nie do zarządzania sprawami. Wiele osób myli te funkcje, co prowadzi do nieporozumień. Ważne jest, żeby każdy z tych systemów używać tak, jak powinno się je stosować, bo inaczej w dokumentacji może się zrobić bałagan, spowoduje opóźnienia i naruszenia przepisów.