Zgodnie z Kodeksem pracy, w dniu zakończenia stosunku pracy pracodawca jest zobowiązany do sporządzenia i przekazania pracownikowi
Świadectwo pracy, zgodnie z Kodeksem pracy, jest dokumentem, który potwierdza fakt zatrudnienia pracownika oraz określa okres pracy, zajmowane stanowisko, a także inne istotne informacje, takie jak przyczyna ustania stosunku pracy. Pracodawca ma obowiązek wystawić to świadectwo niezwłocznie po rozwiązaniu lub wygaśnięciu umowy o pracę. Jest to ważny dokument, nie tylko dla pracownika, ale również dla przyszłych pracodawców, którzy chcą zweryfikować doświadczenie zawodowe kandydata. Przykładowo, w przypadku ubiegania się o nowe zatrudnienie, przedstawienie świadectwa pracy może być kluczowe w procesie rekrutacyjnym, gdyż potwierdza ono historię zatrudnienia oraz umiejętności nabyte w poprzednich rolach. Zgodnie z dobrą praktyką, pracodawcy powinni również informować pracowników o przysługujących im prawach związanych z zatrudnieniem oraz o procedurze uzyskania świadectwa pracy.
W odpowiedzi na pytanie dotyczące dokumentów, które pracodawca ma obowiązek wystawić w dniu ustania stosunku pracy, pojawiają się różne koncepcje, które jednak nie są zgodne z obowiązującymi przepisami. Karta urlopowa jest dokumentem, który służy rejestrowaniu wykorzystania urlopu przez pracownika; nie ma ona zastosowania w kontekście zakończenia umowy o pracę. W związku z tym, jej wystawienie nie jest obowiązkiem pracodawcy, a raczej narzędziem do zarządzania czasem pracy. Zakres obowiązków natomiast nie jest dokumentem, który pracodawca byłby zobowiązany dostarczyć pracownikowi przy zakończeniu umowy. Jest to dokument wewnętrzny firmy, który może być aktualizowany w trakcie zatrudnienia, a nie jest wymagany po jego zakończeniu. Zaświadczenie o zatrudnieniu, chociaż przydatne, nie zastępuje świadectwa pracy. Może być ono wydane w różnych okolicznościach, ale zgodnie z Kodeksem pracy nie spełnia ono roli dokumentu potwierdzającego całość przebiegu zatrudnienia. Często dochodzi do mylenia tych terminów, co prowadzi do nieporozumień. Pracownicy, nieznający dokładnych przepisów prawa pracy, mogą sądzić, że inne dokumenty również pełnią rolę świadectwa pracy, co jest błędne. Kluczowym błędem jest zatem nieznajomość obowiązków pracodawcy, jak i różnicy pomiędzy różnymi rodzajami dokumentów związanych z zatrudnieniem.