Kwalifikacja: PGF.06 - Planowanie i kontrola produkcji poligraficznej
Kategorie: Planowanie produkcji Obliczenia technologiczne
Koszt całkowity, który przedstawia się klientowi za wykonaną usługę, stanowi
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
Koszt całkowity, który przedstawia się klientowi za wykonaną usługę, to w praktyce suma wszystkich kosztów powstałych na poszczególnych etapach realizacji konkretnego zamówienia. To nie tylko koszt samego materiału czy robocizny, ale też koszty przygotowania, projektowania, druku, oprawy, transportu, a czasem nawet magazynowania albo pakowania. Z mojego doświadczenia wynika, że w branży poligraficznej albo usługowej bardzo duży nacisk kładzie się na to, aby każdy etap był transparentnie wyceniony. Klient wtedy dokładnie wie, za co płaci i jakie elementy składają się na finalną cenę. Taki sposób rozliczania jest zgodny ze standardami rachunkowości zarządczej i dobrymi praktykami w kalkulacji kosztów – mówimy o tzw. kalkulacji podziałowej lub zleceniowej, gdzie każdy etap jest osobno liczony. Co ciekawe, takie podejście pozwala później również lepiej analizować rentowność poszczególnych usług czy zamówień i optymalizować procesy. Wiele nowoczesnych drukarni czy firm usługowych stosuje systemy ERP, które bardzo szczegółowo monitorują każdy etap kosztowy. W praktyce np. druk książki obejmuje nie tylko papier i farbę, ale także przygotowanie plików, ustawienie maszyn, testy kontrolne, oprawę i logistykę. Wszystkie te koszty muszą być wliczone, bo tylko wtedy wycena jest rzetelna i zgodna z rzeczywistością. W sumie, to taka podejrzliwość w kalkulacjach zdecydowanie się opłaca – unikasz niedoszacowania i nieprzyjemnych rozliczeń z klientem po fakcie.
Często można spotkać się z przekonaniem, że koszt całkowity usługi to tylko jakaś szacunkowa wartość ustalona z góry albo wyliczona na podstawie uśrednionych parametrów produkcyjnych, np. na bazie jednostkowego kosztu zadruku czy wartości odnoszącej się wyłącznie do określonej objętości publikacji. Takie podejście niestety prowadzi do poważnych nieporozumień – zarówno po stronie klienta, jak i firmy wykonującej usługę. Przede wszystkim, szacunkowa ocena kosztów, którą wykonuje się przed produkcją, to tylko punkt wyjścia i nie uwzględnia ona realnych wydatków powstałych na każdym etapie zlecenia. Moim zdaniem, ufanie wyłącznie temu, co wynika z wstępnych szacunków, jest zbyt ryzykowne – często pojawiają się przecież nieprzewidziane koszty lub dodatkowe czynności, które trzeba wykonać po drodze. Z kolei koszt jednostkowy, np. przeliczony na 16 stron A5, to jedynie narzędzie do kalkulacji konkretnych nakładów, a nie pełne odzwierciedlenie rzeczywistego kosztu całej usługi. Takie podejście bardzo często nieuwzględnia kosztów dodatkowych, jak przygotowanie, oprawa, czy logistyka. Odnoszenie się tylko do kosztów przy obliczaniu objętości publikacji również prowadzi na manowce, bo prawdziwy koszt usługi to coś o wiele szerszego – obejmuje całość procesu, od pierwszego kontaktu z klientem po przekazanie gotowego produktu. Najczęstszy błąd myślowy polega tu na upraszczaniu rzeczywistości, czyli skupieniu się tylko na najbardziej widocznych i łatwo mierzalnych składnikach kosztów, a pomijaniu tych mniej oczywistych, choć równie ważnych. W praktyce branżowej, zgodnie ze standardami zarządzania kosztami, prawidłowa kalkulacja obejmuje sumowanie wszystkich rzeczywiście poniesionych wydatków na każdym etapie wykonania konkretnego zamówienia – i tylko wtedy daje to rzetelną podstawę do wyceny usługi klientowi.