Opis obsługi funkcji systemu jest kluczowym elementem dokumentacji użytkownika, ponieważ umożliwia użytkownikom zrozumienie, jak korzystać z aplikacji i jej funkcji w praktyce. Dobrze przygotowany opis powinien być zrozumiały, przystępny i dostosowany do poziomu wiedzy docelowych użytkowników. Przykładowo, w aplikacji do zarządzania projektami, dokumentacja użytkownika powinna zawierać instrukcje dotyczące dodawania zadań, przydzielania ich członkom zespołu oraz śledzenia postępów. Takie podejście zwiększa efektywność użytkowania, co jest zgodne z dobrymi praktykami w tworzeniu dokumentacji, które podkreślają znaczenie dostarczania jasnych informacji o funkcjonalności aplikacji. Ponadto, opis funkcji powinien być aktualizowany wraz z rozwojem systemu, aby zapewnić, że użytkownicy mają dostęp do najnowszych informacji. Warto również uwzględnić przykłady zastosowania funkcji, co ułatwi użytkownikom ich zrozumienie i wdrożenie w codziennej pracy.
Opisy algorytmów zastosowanych w kodzie, technologii i bibliotek oraz kodu źródłowego, choć ważne, nie są elementami, które powinny znaleźć się w dokumentacji użytkownika. Dokumentacja użytkownika skupia się na interakcji użytkownika z systemem, a nie na szczegółach technicznych, które są bardziej odpowiednie dla dokumentacji dewelopera. Opis algorytmów jest istotny dla programistów, którzy chcą zrozumieć sposób działania aplikacji, jednak przeciętny użytkownik nie będzie w stanie wykorzystać tej wiedzy w praktyce, co czyni ją nieistotną w kontekście obsługi. Opis technologii i bibliotek również nie jest przydatny dla końcowego użytkownika, który nie jest zainteresowany technicznymi aspektami budowy systemu, ale raczej jego funkcjonalnością. Co więcej, dokumentacja kodu źródłowego jest skierowana do programistów i osób technicznych, które chcą zrozumieć strukturę i logikę aplikacji, co nie odpowiada potrzebom użytkownika końcowego, który szuka jasnych instrukcji i wskazówek dotyczących obsługi. Dlatego, tworząc dokumentację użytkownika, kluczowe jest skupienie się na tym, co jest istotne z perspektywy użytkownika, aby ułatwić mu korzystanie z aplikacji i poprawić jego doświadczenia.