Poprawnie wskazana cecha CMS to możliwość edycji treści bez konieczności znajomości HTML. Właśnie po to powstały systemy zarządzania treścią: żeby osoba nietechniczna, np. pracownik działu marketingu czy sekretariat, mogła samodzielnie aktualizować stronę WWW. W typowym CMS (WordPress, Joomla, Drupal) mamy edytor WYSIWYG przypominający Worda: pogrubienie, nagłówki, listy, wstawianie obrazków, linków. Cały kod HTML generuje się w tle automatycznie. Użytkownik widzi tekst i przyciski, a nie znaczniki typu <div>, <p> czy <a>. Z mojego doświadczenia to ogromne ułatwienie w firmach, gdzie programista nie ma czasu na każdą drobną zmianę w treści. Dobra praktyka jest taka, żeby w CMS rozdzielać warstwę treści (content) od warstwy prezentacji (szablony, CSS). Administrator, redaktor czy copywriter pracuje na treści, a programista i frontendowiec dbają o wygląd i logikę. Dzięki temu aktualizacja np. cennika, aktualności czy opisów produktów nie wymaga dotykania kodu strony. Co więcej, nowoczesne CMS-y stosują mechanizmy wersjonowania treści, workflow publikacji, uprawnienia użytkowników. Wszystko nadal bez konieczności pisania HTML, choć oczywiście możliwość podejrzenia i ręcznej edycji kodu często jest dostępna dla bardziej zaawansowanych użytkowników. W praktyce: jeśli ktoś umie obsłużyć edytor tekstu, to po krótkim przeszkoleniu zwykle bez problemu poradzi sobie z podstawową obsługą CMS i edycją treści na stronie WWW.
Systemy CMS bywają czasem mylone z kombajnem do wszystkiego, ale ich główne zadanie jest dość konkretne: zarządzanie treścią strony internetowej. Stąd łatwo wpaść w pułapkę myślenia, że skoro to rozbudowany system, to na pewno ma wbudowany edytor grafiki wektorowej albo serwer poczty. W praktyce wygląda to inaczej. CMS zazwyczaj pozwala wgrywać obrazy, zmniejszać je, czasem przyciąć czy skompresować, ale pełnoprawny edytor grafiki wektorowej (jak Inkscape czy Illustrator) to zupełnie inna kategoria narzędzi. Projektowanie logotypów, ikon SVG czy ilustracji robi się w zewnętrznych programach, a do CMS wgrywa gotowe pliki. Wbudowanie takiego edytora do CMS byłoby przerostem formy nad treścią i łamaniem zasady podziału odpowiedzialności na wyspecjalizowane narzędzia. Podobnie jest z serwerem poczty elektronicznej. CMS może wysyłać e‑maile (powiadomienia, reset hasła, newsletter), ale technicznie opiera się na zewnętrznym serwerze SMTP lub konfiguracji serwera WWW. Sam w sobie nie pełni roli pełnoprawnego MTA jak Postfix czy Exim. To częsty błąd myślowy: skoro system coś „wysyła”, to ludzie zakładają, że musi mieć wbudowaną pełną infrastrukturę pocztową. W rzeczywistości są to tylko funkcje klienckie. Jeśli chodzi o programowanie w zaawansowanych frameworkach, tu też łatwo się pomylić. CMS może być napisany w jakimś frameworku lub mieć własne API, ale to nie jest jego wyróżnik jako systemu. Programowanie w frameworkach typu Laravel, Symfony czy React to domena deweloperów tworzących aplikacje webowe, a nie typowa funkcja dostarczana redaktorowi treści. Użytkownik CMS raczej klika w panel, ustawia moduły, pluginy, szablony, niż pisze rozbudowany kod aplikacyjny. Kluczową, charakterystyczną cechą CMS jest właśnie to, że pozwala na edycję treści bez konieczności znajomości HTML. Cała reszta – grafika, poczta, frameworki – to albo funkcje zewnętrzne, albo techniczne szczegóły implementacji, które nie definiują idei systemu zarządzania treścią.