Raport to narzędzie służące do prezentacji danych w sposób, który jest zarówno zrozumiały, jak i użyteczny. W bazach danych raporty pozwalają na łatwe wyodrębnienie, filtrowanie i zestawianie informacji, które spełniają określone kryteria. Na przykład, w systemie zarządzania relacjami z klientami (CRM), raporty mogą być używane do analizy sprzedaży według regionu czy produktu, co wspiera podejmowanie decyzji strategicznych. Dobre praktyki branżowe wskazują, że raporty powinny być zaprojektowane z myślą o odbiorcy – zawierać kluczowe wskaźniki (KPI), wykresy i zestawienia, które ułatwiają interpretację danych. Ponadto, raporty mogą być generowane automatycznie w określonych odstępach czasu, co zwiększa efektywność pracy. Przy projektowaniu raportów warto również uwzględnić aspekty personalizacji i interaktywności, by użytkownicy mogli dostosować widok danych do własnych potrzeb. W ten sposób raporty stają się nie tylko narzędziem prezentacji, ale także wsparciem w procesie analitycznym.
Wybór relacji, formularza lub makropolecenia jako odpowiedzi na pytanie o prezentację danych spełniających określone warunki jest nieprawidłowy z kilku powodów. Relacja w bazach danych odnosi się do struktury danych, która opisuje związki między tabelami, a nie do sposobu ich prezentacji. Choć relacje są fundamentem, na którym opiera się przechowywanie i organizowanie danych, same w sobie nie oferują narzędzia do wyodrębniania czy przedstawiania informacji w przystępny sposób. Formularze z kolei są wykorzystywane głównie do wprowadzania danych do systemu, pozwalając użytkownikom na interakcję z bazą, jednak nie służą one do analizy ani prezentacji danych w formie zrozumiałej dla odbiorcy. Makropolecenia, choć mogą automatyzować pewne procesy związane z przetwarzaniem danych, również nie spełniają funkcji raportowania, ponieważ są narzędziem do wykonywania powtarzalnych operacji. Wybierając te odpowiedzi, można wpaść w pułapkę myślową, w której myli się funkcje narzędzi bazodanowych, co może prowadzić do błędnych decyzji w zakresie projektowania systemów informatycznych. Każde z tych narzędzi pełni swoją specyficzną rolę w ekosystemie baz danych, lecz tylko raporty są zaprojektowane z myślą o efektywnej prezentacji danych zgodnie z określonymi kryteriami.