Zaprezentowany diagram Gantta odnosi się do projektu IT. Przy założeniu, że każdy członek zespołu dysponuje wystarczającymi umiejętnościami do realizacji każdego z zadań oraz że do każdego zadania można przypisać jedynie jedną osobę, która poświęci na zadanie pełny dzień pracy, to minimalna liczba członków zespołu powinna wynosić:
A. 2 osoby
B. 4 osoby
C. 5 osób
D. 1 osobę
Wybrana odpowiedź jest trafna, bo minimalna liczba członków zespołu wynosi właśnie 2 osoby. W projekcie przedstawionym na diagramie Gantta, kluczowe jest zwrócenie uwagi na to, ile zadań nakłada się w danym tygodniu – a nie łączna liczba zadań. Największe obciążenie zespołu wypada na okresy, gdzie równolegle realizowane są dwa zadania, np. w pierwszym tygodniu są to Projekt aplikacji i Grafika, później w ostatnim tygodniu dwie aplikacje: front-end i back-end. W żadnym momencie nie występuje potrzeba, by więcej niż dwie osoby pracowały równolegle nad różnymi zadaniami. To bardzo praktyczna sytuacja – w realnych projektach IT planuje się obłożenie pracą właśnie przez analizę diagramu Gantta, by nie generować sztucznego przestoju lub nadmiaru ludzi. Moim zdaniem taka optymalizacja zespołu to podstawa w IT, bo pozwala ograniczyć koszty i lepiej zarządzać zasobami. Warto pamiętać, że zgodnie z dobrymi praktykami zarządzania projektami, np. w metodykach PMBOK czy Prince2, zawsze analizuje się ścieżki krytyczne i równoległość zadań, dokładnie w taki sposób, żeby nie dublować niepotrzebnie rąk do pracy. Świetnie, jeśli już na etapie planowania potrafisz to zauważyć i wyciągnąć praktyczne wnioski – to naprawdę przydaje się potem przy rozpisywaniu harmonogramów na czasach rzeczywistych projektów.
Dość często spotykaną trudnością przy analizie wykresów Gantta jest tendencja do przeceniania liczby potrzebnych zasobów – czyli członków zespołu projektowego. Wiele osób zakłada, że suma wszystkich zadań lub nawet liczba wszystkich pozycji w harmonogramie musi się równać liczbie osób, co prowadzi do zawyżonych szacunków i niepotrzebnego rozrostu zespołu. Jednak w praktyce, zgodnie ze standardami zarządzania projektami, np. PMBOK, kluczowe jest maksymalne wykorzystywanie dostępnych kompetencji przez analizę nakładania się zadań. W zadanym przykładzie w żadnym tygodniu nie występuje potrzeba pracy większej liczby osób niż dwie, nawet jeśli na pierwszy rzut oka wydaje się, że pojedyncze zadania wymagają osobnych osób w każdym okresie. Częstym błędem jest nieuwzględnianie faktu, że zadania rozkładają się w czasie i rzadko kiedy wszystkie są realizowane jednocześnie. Zakładanie potrzeby pięciu czy czterech osób wynika zwykle z przekonania, że lepiej „dmuchać na zimne”, ale to prowadzi do nieefektywności i sztucznego zwiększania kosztów – coś, czego w projektach IT bardzo się unika. W praktyce, menedżerowie zawsze starają się dobrać skład zespołu tak, by liczba osób odpowiadała rzeczywistemu zapotrzebowaniu w najbardziej wymagającym okresie, a nie przez cały czas trwania projektu. Z drugiej strony, typowym błędem jest też zbyt optymistyczne założenie, że wystarczy jedna osoba, bo wtedy niektóre zadania musiałby czekać w kolejce, co wydłuża całość projektu. Podsumowując, precyzyjna analiza wykresu Gantta pozwala na optymalizację zasobów i jest kluczową umiejętnością w zarządzaniu zespołami IT – zarówno z punktu widzenia efektywności, jak i kosztów czy terminowości wykonania zlecenia.