Pracodawca zawarł z pracownikiem umowę o pracę w dniu 30.04.2019 r., a termin rozpoczęcia pracy wyznaczył w umowie na 02.05.2019 r. Pracodawca złożył w ZUS 07.05.2019 r. dokument ZUS ZUA w celu zgłoszenia pracownika do ubezpieczeń. Którą datę powstania obowiązku ubezpieczeń społecznych należało wpisać w dokumencie zgłoszeniowym?
A. 07.05.2019 r.
B. 08.05.2019 r.
C. 02.05.2019 r.
D. 30.04.2019 r.
Pytanie z egzaminu CKE, czerwiec 2019 (arkusz A.65-X-19.06).
Datą powstania obowiązku ubezpieczeń społecznych jest 02.05.2019 r., czyli dzień wskazany w umowie jako termin rozpoczęcia pracy. To jest kluczowe: samo podpisanie umowy o pracę 30.04.2019 r. nie oznacza jeszcze, że pracownik od tego dnia podlega ubezpieczeniom jako pracownik. Stosunek pracy na potrzeby ubezpieczeń społecznych powstaje od dnia nawiązania stosunku pracy, a w praktyce jest to dzień rozpoczęcia pracy określony w umowie, jeżeli strony tak go wskazały. W formularzu ZUS ZUA w polu dotyczącym daty powstania obowiązku ubezpieczeń wpisuje się właśnie tę datę, a nie datę wysłania dokumentu do ZUS. Pracodawca ma co do zasady 7 dni na zgłoszenie pracownika do ubezpieczeń od dnia powstania obowiązku, więc złożenie ZUS ZUA 07.05.2019 r. odnosi się tylko do terminu wykonania obowiązku zgłoszeniowego. Moim zdaniem to jeden z tych tematów, gdzie łatwo pomylić datę kadrową z datą techniczną wysyłki dokumentu. W praktyce dział kadr powinien zawsze sprawdzić trzy rzeczy: datę zawarcia umowy, datę rozpoczęcia pracy i faktyczny termin zgłoszenia do ZUS. Dobrą praktyką jest też pilnowanie, aby data w ZUS ZUA była zgodna z aktami osobowymi i treścią umowy, bo potem ma to znaczenie przy kontroli ZUS, ustalaniu okresów ubezpieczenia, zasiłków chorobowych czy prawa do świadczeń.
W tym pytaniu najczęstsza pomyłka polega na utożsamieniu różnych dat, które w kadrach i płacach pełnią zupełnie inne funkcje. Data 30.04.2019 r. to dzień zawarcia umowy o pracę, czyli moment podpisania dokumentu przez pracodawcę i pracownika. Nie zawsze jest to jednak dzień rozpoczęcia zatrudnienia w sensie ubezpieczeniowym. Jeżeli w umowie wyraźnie zapisano, że praca rozpoczyna się 02.05.2019 r., to właśnie od tej daty powstaje obowiązek ubezpieczeń społecznych. Sam podpis pod umową nie uruchamia jeszcze składek, jeżeli strony ustaliły późniejszy start pracy. To taka rzecz, która w papierach kadrowych wydaje się drobiazgiem, a później robi różnicę w ZUS. Data 07.05.2019 r. również nie jest prawidłowa, bo jest tylko dniem złożenia dokumentu ZUS ZUA. Formularz można przekazać do ZUS w terminie 7 dni od powstania obowiązku ubezpieczeń, ale termin przekazania dokumentu nie zmienia daty, od której pracownik podlega ubezpieczeniom. Wpisanie daty wysyłki jako daty objęcia ubezpieczeniami zaniżyłoby okres ubezpieczenia i mogłoby spowodować niezgodności w rozliczeniach. Data 08.05.2019 r. też nie ma podstawy prawnej w tej sytuacji. Bywa, że ktoś myśli o dniu następnym po zgłoszeniu albo o jakimś automatycznym wejściu dokumentu w życie, ale zgłoszenie do ZUS nie działa jak aktywacja od kolejnego dnia. Obowiązek powstaje z mocy przepisów od dnia rozpoczęcia pracy, a dokument ZUS ZUA jedynie informuje ZUS o tym fakcie. Z mojego doświadczenia najlepiej zapamiętać prostą zasadę: przy umowie o pracę patrzymy na dzień rozpoczęcia pracy wskazany w umowie, a dopiero potem pilnujemy 7-dniowego terminu na zgłoszenie. Dzięki temu dokumentacja kadrowa, ubezpieczeniowa i rozliczeniowa trzyma się kupy, nawet jeśli daty są blisko siebie i trochę mylące.