Podstawy wymiaru oraz wysokość składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne dotyczące pracownika wykazywane są w deklaracji rozliczeniowej
A. ZUS ZWUA.
B. ZUS ZIUA.
C. ZUS RCA.
D. ZUS ZUA.
Pytanie z egzaminu CKE, czerwiec 2023 (arkusz A.65-SG-23.06).
Formularz ZUS RCA jest właściwym dokumentem, ponieważ służy do wykazywania za konkretną osobę ubezpieczoną podstaw wymiaru składek oraz kwot składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne. W praktyce kadrowo-płacowej mówi się o nim jako o imiennym raporcie miesięcznym, który jest składany razem z deklaracją rozliczeniową ZUS DRA. Czyli technicznie: ZUS DRA zbiera dane zbiorcze płatnika, a ZUS RCA pokazuje szczegóły dla pracownika, np. podstawę składki emerytalnej, rentowej, chorobowej, wypadkowej i zdrowotnej. Moim zdaniem to jeden z tych formularzy, które warto kojarzyć nie po nazwie, tylko po funkcji: „RCA = rozliczenie składek za osobę”. Przykładowo, gdy pracownik ma wynagrodzenie brutto 5 000 zł, dział płac ustala podstawy wymiaru składek i nalicza składki finansowane przez pracownika oraz pracodawcę, a następnie wykazuje te dane właśnie w ZUS RCA. Dobra praktyka jest taka, żeby przed wysyłką dokumentów do ZUS porównać listę płac, raport RCA i deklarację DRA, bo małe różnice w podstawach albo kodach tytułu ubezpieczenia potrafią potem zrobić sporo zamieszania przy korektach.
W tym pytaniu łatwo pomylić formularze ZUS, bo ich nazwy są krótkie i wszystkie zaczynają się podobnie. Trzeba jednak patrzeć na cel dokumentu, a nie tylko na to, że dotyczy ubezpieczeń. ZUS ZUA nie służy do miesięcznego wykazywania podstaw wymiaru ani wysokości składek. To formularz zgłoszeniowy, używany wtedy, gdy pracownika zgłasza się do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego, na przykład przy rozpoczęciu zatrudnienia. Podaje się tam dane identyfikacyjne, kod tytułu ubezpieczenia i zakres ubezpieczeń, ale nie rozlicza się miesięcznych składek z listy płac. ZUS ZIUA też nie jest dokumentem rozliczeniowym. Wykorzystuje się go do zmiany lub korekty danych identyfikacyjnych osoby ubezpieczonej, czyli np. gdy trzeba poprawić nazwisko, PESEL albo inne dane identyfikujące. Nie ma tam miejsca na pełne rozliczenie podstaw składek pracownika za dany miesiąc. ZUS ZWUA z kolei służy do wyrejestrowania z ubezpieczeń, najczęściej po zakończeniu umowy o pracę albo ustaniu tytułu do ubezpieczeń. Typowy błąd myślowy polega na wrzuceniu wszystkich formularzy zgłoszeniowych i rozliczeniowych do jednego worka. W kadrach i płacach trzeba to rozdzielać: zgłoszenie pracownika to ZUA, zmiana danych identyfikacyjnych to ZIUA, wyrejestrowanie to ZWUA, a miesięczne rozliczenie składek za konkretnego ubezpieczonego to ZUS RCA. Z mojego doświadczenia najlepiej zapamiętać, że raport RCA jest powiązany z listą płac i miesięcznym rozliczeniem, a nie z samym faktem zatrudnienia czy zakończenia pracy.