Kwalifikacja: EKA.05 - Prowadzenie spraw kadrowo-płacowych i gospodarki finansowej jednostek organizacyjnych
Dokument potwierdzający nabycie środka trwałego, który był amortyzowany do 31.05.2017 r. w celach podatkowych, powinien być przechowywany do
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
Poprawna odpowiedź to 31 grudnia 2023 r., ponieważ zgodnie z przepisami prawa podatkowego w Polsce, dokumenty potwierdzające nabycie środków trwałych, które były amortyzowane do 31 maja 2017 r., muszą być przechowywane przez okres 5 lat od końca roku, w którym nastąpiło ich zbycie lub zakończenie amortyzacji. Zgodnie z tym, faktura dotycząca środka trwałego, który został nabyty przed tym terminem, powinna być archiwizowana do końca 2023 roku. Przykładowo, jeśli firma nabyła maszynę w 2015 roku i rozpoczęła jej amortyzację, po zakończeniu okresu amortyzacji w 2020 roku, dokumenty te muszą pozostać w archiwum do końca 2023 roku. Dobra praktyka w zarządzaniu dokumentacją finansową sugeruje, aby wszystkie faktury dotyczące środków trwałych były przechowywane w uporządkowany sposób, co ułatwia ewentualne kontrole skarbowe oraz umożliwia dokładne monitorowanie wartości aktywów oraz ich amortyzacji w księgach rachunkowych.
Wybór błędnych dat, takich jak 31 grudnia 2022 r., 31 maja 2022 r. czy 31 maja 2023 r., wynika najczęściej z nieporozumienia dotyczącego okresu przechowywania dokumentów związanych z amortyzacją środków trwałych. Mylące może być przyjęcie krótszego okresu archiwizacji; niektórzy mogą założyć, że faktura powinna być przechowywana tylko przez rok po zakończeniu amortyzacji lub w momencie sprzedaży. W rzeczywistości, zgodnie z obowiązującymi przepisami, dokumenty te muszą być zachowane przez 5 lat po zakończeniu roku obrotowego, w którym miały miejsce zdarzenia gospodarcze związane z danym środkiem trwałym. To oznacza, że nawet po zakończeniu amortyzacji, firma musi mieć dostęp do odpowiednich dowodów nabycia środków trwałych na wypadek kontroli skarbowej czy potrzeby wykazania ich wartości w bilansie. Kolejnym błędem myślowym jest pomijanie kontekstu przepisów podatkowych w Polsce, które nakładają obowiązek przechowywania dokumentacji przez dłuższy okres, co jest zgodne z regulacjami Kodeksu cywilnego oraz ustawami o rachunkowości. W związku z tym, prawidłowe zrozumienie zasad amortyzacji oraz archiwizacji dokumentów jest kluczowe dla zachowania zgodności z przepisami i uniknięcia problemów w przyszłości.