Termin przechowywania faktury nabycia środka trwałego wynosi 5 lat od końca roku podatkowego, w którym dokonano ostatniego odpisu amortyzacyjnego. Ponieważ ostatni miesiąc odpisu amortyzacyjnego miał miejsce w lutym 2017 roku, należy uwzględnić cały rok 2017, co oznacza, że obowiązek przechowywania faktury trwa do 31 grudnia 2023 roku. Przykładem praktycznym może być firma, która nabyła maszynę w 2012 roku, a jej wartość była amortyzowana przez lata. W momencie zakończenia amortyzacji, przedsiębiorca powinien zachować dokumentację finansową, aby móc udokumentować rozliczenia w przypadku kontroli skarbowej. Przechowywanie takich dokumentów przez wymagany okres jest zgodne z przepisami prawa, które nakładają na przedsiębiorców obowiązek rzetelnego dokumentowania transakcji oraz utrzymania odpowiedniej dokumentacji księgowej. Dobre praktyki w tej dziedzinie sugerują, aby przedsiębiorcy nie tylko przechowywali faktury, ale również organizowali je w sposób umożliwiający łatwy dostęp w razie potrzeby.
Wybór niewłaściwego terminu przechowywania faktury może wynikać z nieporozumienia dotyczącego zasad amortyzacji oraz obowiązków dokumentacyjnych przedsiębiorstw. Niektóre z błędnych odpowiedzi mogą sugerować, że dokumenty te można usunąć po krótszym czasie, na przykład na koniec 2018 roku, co jest niezgodne z przepisami. W praktyce każdy środek trwały, który przeszedł proces amortyzacji, wymaga, aby jego dokumentacja była przechowywana przez przynajmniej 5 lat od momentu zakończenia ostatniego odpisu amortyzacyjnego. Ignorowanie tego wymogu może prowadzić do problemów prawnych, w tym sankcji finansowych w przypadku kontroli skarbowej. Kolejnym błędnym założeniem jest przekonanie, że termin ten liczy się od momentu zakupu środka trwałego, a nie od ostatniego odpisu amortyzacyjnego. Przykładem może być przedsiębiorca, który zainwestował w nowy sprzęt, ale nie prowadził odpowiedniej dokumentacji lub zrozumiał zasady przechowywania akt. W przypadku audytu, brak dokumentów może skutkować odrzuceniem kosztów, co może negatywnie wpłynąć na sytuację finansową firmy. W związku z tym, kluczowe jest, aby przedsiębiorcy przestrzegali regulacji dotyczących przechowywania faktur oraz dbali o prawidłowe dokumentowanie wszystkich transakcji i rozliczeń, co jest zgodne z dobrymi praktykami w obszarze zarządzania finansami.