Jan Kos, czynny podatnik VAT prowadzący sprzedaż w całości opodatkowaną tym podatkiem, zakupił na podstawie faktury nr BP 4581/2026 paliwo do samochodu osobowego wpisanego do ewidencji środków trwałych i używanego do celów mieszanych w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług. Ustal kwotę, którą powinien wpisać do podatkowej księgi przychodów i rozchodów w kolumnie „Pozostałe wydatki”.
| Faktura nr BP 4581/2026 (fragment) | |
| Data wystawienia i dostawy | 20.01.2026 |
| Nazwa towaru | Benzyna 95, 50 l |
| Wartość netto | 210,00 zł |
| Stawka VAT | 23% |
| Kwota VAT | 48,30 zł |
| Wartość brutto | 258,30 zł |
A. 234,15 zł
B. 157,50 zł
C. 193,73 zł
D. 175,61 zł
Opracowane na podstawie zadania CKE, styczeń 2019 (arkusz A.65-X-19.01): Kwoty, stawki i terminy zaktualizowane do przepisów obowiązujących w 2026 r.
Kwota 175,61 zł wynika z połączenia dwóch zasad: ograniczenia odliczenia VAT przy samochodzie osobowym używanym mieszanie oraz limitu zaliczania wydatków eksploatacyjnych do kosztów podatkowych. Samochód jest wpisany do ewidencji środków trwałych, ale nie jest używany wyłącznie firmowo, więc dla VAT przyjmujemy standardowe odliczenie 50%. Z faktury VAT wynosi 48,30 zł, zatem Jan Kos może odliczyć w rejestrze VAT tylko 24,15 zł. Druga połowa VAT, czyli 24,15 zł, jest podatkowo nieodliczona i może powiększać wartość kosztu. Podstawa kosztu w KPiR to więc: netto 210,00 zł + nieodliczony VAT 24,15 zł = 234,15 zł. Ponieważ chodzi o paliwo do samochodu osobowego używanego do celów mieszanych, do kosztów uzyskania przychodów trafia 75% tej kwoty: 234,15 zł × 75% = 175,6125 zł, po zaokrągleniu 175,61 zł. Tę wartość wpisuje się w KPiR w kolumnie Pozostałe wydatki. Moim zdaniem to jest bardzo praktyczny przykład, bo w biurach rachunkowych takie faktury za paliwo pojawiają się masowo. Dobra praktyka jest taka, żeby najpierw ustalić VAT możliwy do odliczenia, potem nieodliczoną część VAT doliczyć do kosztu, a dopiero na końcu zastosować limit 75%. Wtedy nie miesza się zasad VAT z zasadami podatku dochodowego, co niestety łatwo się zdarza.
W tym zadaniu najczęstszy błąd polega na tym, że ktoś stosuje tylko jedną z zasad, zamiast połączyć rozliczenie VAT i rozliczenie kosztu w podatku dochodowym. Przy samochodzie osobowym używanym do celów mieszanych podatnik co do zasady odlicza tylko 50% VAT z faktury. Skoro VAT z faktury wynosi 48,30 zł, to do odliczenia w deklaracji albo pliku JPK_V7 trafia 24,15 zł. Pozostałe 24,15 zł nie znika, tylko staje się elementem wydatku podatkowego, bo jest VAT-em niepodlegającym odliczeniu. Dlatego nie można brać do KPiR samej wartości netto 210,00 zł i liczyć 75% tylko od niej. Taki sposób daje zaniżony koszt, bo pomija nieodliczony VAT, a to w praktyce oznacza mniej korzystne i nie do końca poprawne ujęcie wydatku. Z drugiej strony nie wolno też wpisać całej kwoty 234,15 zł, czyli netto plus nieodliczony VAT, bez zastosowania limitu kosztowego. Dla samochodu osobowego wykorzystywanego mieszanie ustawa o PIT ogranicza koszty eksploatacyjne, takie jak paliwo, serwis czy myjnia, do 75%. Część prywatna jest z góry wyłączona z kosztów, nawet jeśli nie prowadzimy dokładnej kilometrówki prywatnej. Błędne jest też liczenie 75% od wartości brutto 258,30 zł. To podejście ignoruje fakt, że 50% VAT podatnik odlicza jako VAT naliczony, więc ta część nie jest kosztem podatkowym w KPiR. W księgowości trzeba pilnować kolejności: najpierw odliczenie VAT, potem ustalenie kwoty kosztowej, a na końcu limit 75%. Z mojego doświadczenia właśnie ta kolejność ratuje przed większością pomyłek przy fakturach za paliwo.