Pracodawca wypłaca pracownikowi wynagrodzenie za pracę z góry pierwszego każdego miesiąca. W styczniu pracownik otrzymał wynagrodzenie wyższe, niż powinien, ponieważ od 20 do 31 stycznia 2026 r. przebywał na zwolnieniu lekarskim z tytułu niezdolności do pracy. W związku z tym pracodawca
A. potrąci nadpłatę z wynagrodzenia 1 marca bez zgody pracownika.
B. odliczy nadpłatę z dowolnego wynagrodzenia pracownika bez jego zgody.
C. odliczy nadpłatę 1 lutego z następnego wynagrodzenia bez zgody pracownika.
D. musi zwrócić się o zwrot nadpłaty wynagrodzenia do pracownika.
Opracowane na podstawie zadania CKE, czerwiec 2017 (arkusz A.65-X-17.06): Kwoty, stawki i terminy zaktualizowane do przepisów obowiązujących w 2026 r.
W tej sytuacji kluczowe jest to, że wynagrodzenie było wypłacane z góry, czyli zanim było już wiadomo, czy pracownik faktycznie przepracuje cały miesiąc. Gdy później okazało się, że od 20 do 31 stycznia 2026 r. pracownik był niezdolny do pracy, część wypłaconego wynagrodzenia za pracę stała się kwotą nienależną za okres nieobecności. Kodeks pracy przewiduje tu specjalne rozwiązanie: kwoty wypłacone w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności, za który pracownik nie zachowuje prawa do normalnego wynagrodzenia za pracę, można odliczyć w pełnej wysokości z najbliższego wynagrodzenia, bez zgody pracownika. Dlatego pracodawca odliczy nadpłatę 1 lutego, czyli przy następnym terminie wypłaty. Moim zdaniem to dość logiczne, bo nie jest to klasyczne potrącenie długu pracownika, tylko techniczne skorygowanie wynagrodzenia wypłaconego z góry. W praktyce kadrowo-płacowej trzeba to dobrze udokumentować: zwolnienie lekarskie, korekta listy płac, prawidłowe ustalenie wynagrodzenia chorobowego albo zasiłku chorobowego, jeśli przysługuje. Dobra praktyka to też poinformować pracownika, skąd wynika odliczenie, żeby nie było wrażenia, że pracodawca samowolnie obniża pensję.
W tym pytaniu łatwo pomylić zwykłe potrącenie z wynagrodzenia z odliczeniem kwoty wypłaconej wcześniej za czas nieobecności. To są podobne pojęcia w języku potocznym, ale w prawie pracy mają inne znaczenie. Jeżeli pracodawca wypłacił pensję z góry, a potem okazało się, że pracownik przez część miesiąca nie świadczył pracy, bo był na zwolnieniu lekarskim, to nie trzeba od razu występować do pracownika z prośbą o zwrot pieniędzy. Przepisy pozwalają skorygować taką sytuację przy najbliższej wypłacie. Z mojego doświadczenia to jest częsty błąd: ktoś myśli, że każda nadpłata wymaga pisemnej zgody pracownika albo osobnego wezwania do zapłaty, a tu ustawodawca dał pracodawcy prostszy mechanizm.
Nieprawidłowe jest też założenie, że pracodawca może poczekać do 1 marca i wtedy bez zgody pracownika potrącić nadpłatę. To odliczenie działa przy następnym terminie płatności, czyli w tej sytuacji 1 lutego. Jeżeli pracodawca przegapi ten moment, sprawa może już nie być tak prosta i może wymagać zastosowania ogólnych zasad potrąceń, często ze zgodą pracownika. Tym bardziej nie wolno przyjąć, że nadpłatę można odjąć z dowolnego wynagrodzenia w dowolnym czasie. Wynagrodzenie za pracę jest szczególnie chronione, więc pracodawca nie ma pełnej swobody w jego pomniejszaniu. Standardem w kadrach i płacach jest precyzyjne rozliczenie okresu absencji, prawidłowe ustalenie świadczenia chorobowego oraz ujęcie korekty w najbliższej liście płac. Tu chodzi o porządek w dokumentacji i zgodność z Kodeksem pracy, a nie o uznaniowe zabieranie pracownikowi części pensji.
Nieprawidłowe jest też założenie, że pracodawca może poczekać do 1 marca i wtedy bez zgody pracownika potrącić nadpłatę. To odliczenie działa przy następnym terminie płatności, czyli w tej sytuacji 1 lutego. Jeżeli pracodawca przegapi ten moment, sprawa może już nie być tak prosta i może wymagać zastosowania ogólnych zasad potrąceń, często ze zgodą pracownika. Tym bardziej nie wolno przyjąć, że nadpłatę można odjąć z dowolnego wynagrodzenia w dowolnym czasie. Wynagrodzenie za pracę jest szczególnie chronione, więc pracodawca nie ma pełnej swobody w jego pomniejszaniu. Standardem w kadrach i płacach jest precyzyjne rozliczenie okresu absencji, prawidłowe ustalenie świadczenia chorobowego oraz ujęcie korekty w najbliższej liście płac. Tu chodzi o porządek w dokumentacji i zgodność z Kodeksem pracy, a nie o uznaniowe zabieranie pracownikowi części pensji.