Dokumentację związaną z podatkiem dochodowym od osób fizycznych za rok 2018, którego termin płatności upłynął 30 kwietnia 2019 roku, zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej należy przechowywać do końca roku
A. 2020
B. 2023
C. 2021
D. 2024
Pytanie z egzaminu CKE, styczeń 2020 (arkusz A.65-SG-20.01).
Odpowiedź 2024 jest prawidłowa, bo w Ordynacji podatkowej zasadą jest przechowywanie dokumentów podatkowych do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zobowiązanie podatkowe przedawnia się co do zasady po 5 latach, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. I tu jest najważniejszy szczegół: nie liczymy 5 lat od roku podatkowego 2018, tylko od końca roku, w którym trzeba było zapłacić podatek. Dla rozliczenia PIT za 2018 r. termin płatności minął 30 kwietnia 2019 r., więc liczenie zaczyna się od końca 2019 r. Pięć lat to lata 2020, 2021, 2022, 2023 i 2024. Dokumenty należy więc trzymać do 31 grudnia 2024 r. W praktyce dotyczy to np. deklaracji PIT, informacji PIT-11, potwierdzeń zapłaty podatku, dowodów ulg, dokumentów kosztowych czy korespondencji z urzędem skarbowym. Moim zdaniem najlepiej nie wyrzucać takich akt dokładnie następnego dnia bez sprawdzenia, czy nie było kontroli, postępowania albo korekty, bo takie zdarzenia mogą wpływać na bieg terminu przedawnienia. Dobra praktyka w księgowości to opisać segregator albo folder elektroniczny rokiem przedawnienia, np. PIT 2018 - przechowywać do końca 2024, wtedy później nie robi się bałagan.
W tym pytaniu łatwo pomylić rok podatkowy z rokiem, od którego liczy się okres przedawnienia. Odpowiedzi wskazujące wcześniejsze lata wynikają zwykle z założenia, że dokumentację wystarczy trzymać tylko przez rok, dwa lata albo że liczymy termin od samego złożenia zeznania bez zastosowania reguły z Ordynacji podatkowej. To jest zbyt duże uproszczenie i w praktyce księgowej może narobić problemów, bo urząd skarbowy nadal może zażądać dokumentów, jeżeli zobowiązanie podatkowe jeszcze się nie przedawniło. Częsty błąd to też policzenie 5 lat od końca 2018 r., bo podatek dotyczył dochodów za 2018 r. Takie myślenie prowadziłoby do końca 2023 r., ale nie jest zgodne z zasadą ustawową. Ordynacja podatkowa wiąże początek pięcioletniego okresu z końcem roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku, a nie z rokiem uzyskania dochodu. Skoro PIT za 2018 r. był płatny do 30 kwietnia 2019 r., to punktem startowym jest 31 grudnia 2019 r. Dopiero od tego momentu liczymy pełne 5 lat, czyli do końca 2024 r. W dokumentacji podatkowej trzeba więc patrzeć nie tylko na nagłówek deklaracji, ale też na realny termin płatności. Z mojego doświadczenia to jedna z tych małych zasad, które później ratują skórę podczas kontroli, bo brak faktury, PIT-11 albo potwierdzenia przelewu potrafi być bardziej kłopotliwy niż samo odszukanie starego segregatora.