Fakturę potwierdzającą zakup środka trwałego amortyzowanego do 31.05.2025 r. dla celów podatkowych należy przechowywać do
A. 31 maja 2030 r.
B. 31 grudnia 2030 r.
C. 31 grudnia 2031 r.
D. 31 maja 2031 r.
Opracowane na podstawie zadania CKE, czerwiec 2017 (arkusz A.65-X-17.06): Kwoty, stawki i terminy zaktualizowane do przepisów obowiązujących w 2026 r.
Fakturę dokumentującą zakup środka trwałego trzeba przechowywać do 31 grudnia 2031 r., ponieważ ten dokument wpływa na rozliczenie podatkowe przez odpisy amortyzacyjne. Skoro amortyzacja podatkowa trwa do 31.05.2025 r., to ostatnie koszty podatkowe z tego środka trwałego dotyczą roku podatkowego 2025. Zobowiązanie podatkowe za 2025 r. przedawnia się co do zasady po 5 latach, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Termin rozliczenia podatku za 2025 r. przypada w 2026 r., więc liczymy: koniec 2026 r. + 5 lat = 31 grudnia 2031 r. Moim zdaniem to jest jeden z tych tematów, gdzie łatwo pomylić datę zakończenia amortyzacji z datą przechowywania dokumentu. W praktyce księgowej faktura zakupu środka trwałego powinna być przechowywana razem z kartą środka trwałego, planem amortyzacji, dowodem przyjęcia do używania i ewidencją środków trwałych. To dobra praktyka, bo przy kontroli trzeba umieć wykazać wartość początkową, sposób amortyzacji oraz zasadność zaliczania odpisów do kosztów uzyskania przychodów.
W tym pytaniu łatwo wpaść w pułapkę prostego liczenia 5 lat od daty zakończenia amortyzacji albo od końca roku, w którym amortyzacja się skończyła. Takie podejście daje zbyt krótki okres przechowywania dokumentacji. Faktura zakupu środka trwałego nie jest zwykłym dokumentem, który patrzymy tylko przez pryzmat daty wystawienia lub daty ostatniego odpisu. Ona potwierdza wartość początkową środka trwałego, a więc podstawę amortyzacji podatkowej. Skoro ostatni odpis amortyzacyjny został rozliczony w 2025 r., to wpływa on na podatek dochodowy za 2025 r. Ten podatek jest rozliczany dopiero w 2026 r., a okres przedawnienia zobowiązania podatkowego liczy się od końca roku, w którym minął termin płatności podatku, nie od maja 2025 r. Daty majowe są więc mylące, bo przepisy podatkowe w tym zakresie nie kończą okresu przechowywania dokumentów dokładnie w miesiącu zakończenia amortyzacji. Również 31 grudnia 2030 r. jest za wcześnie, bo pomija fakt, że termin rozliczenia podatku za 2025 r. przypada w następnym roku. Z mojego doświadczenia wynika, że najbezpieczniej zapamiętać zasadę praktyczną: dokumenty związane z kosztem podatkowym trzymamy do końca okresu przedawnienia zobowiązania za rok, w którym ten koszt był rozliczony. Przy środkach trwałych oznacza to często dłuższe przechowywanie niż przy zwykłej fakturze kosztowej, bo dokument źródłowy działa podatkowo przez cały okres amortyzacji.