Zeznanie podatkowe złożone na formularzu PIT 37 wraz z dokumentami potwierdzającymi wydatki odliczone w ramach ulg podatkowych należy przechowywać przez okres
A. 5 lat licząc od dnia kończącego rok, w którym złożono zeznanie
B. 10 lat licząc od dnia kończącego rok, w którym złożono zeznanie
C. 25 lat licząc od dnia kończącego rok, w którym złożono zeznanie
D. 20 lat licząc od dnia kończącego rok, w którym złożono zeznanie
Pytanie z egzaminu CKE, styczeń 2014 (arkusz A.65-X-14.01).
Okres 5 lat licząc od końca roku, w którym złożono zeznanie PIT-37, to właściwa odpowiedź w tym typowym ujęciu egzaminacyjnym. Chodzi o to, że dokumenty podatkowe trzeba przechowywać co najmniej do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego. W praktyce wynika to z zasad Ordynacji podatkowej: organ podatkowy może jeszcze przez ten czas sprawdzić prawidłowość rozliczenia, w tym zastosowane ulgi i odliczenia. Jeżeli w PIT-37 odliczono np. ulgę rehabilitacyjną, ulgę internetową, darowiznę albo ulgę termomodernizacyjną, to samego formularza nie wystarczy mieć „w pamięci”. Trzeba zachować faktury, potwierdzenia przelewów, zaświadczenia, umowy lub inne dowody poniesienia wydatku. Z mojego doświadczenia wynika, że najczęstszy problem pojawia się wtedy, gdy ktoś ma dobrze wypełniony PIT, ale nie potrafi po kilku latach udowodnić prawa do ulgi. Dobra praktyka jest taka, żeby trzymać PIT, UPO przy wysyłce elektronicznej oraz dokumenty do ulg w jednym segregatorze albo folderze elektronicznym, najlepiej opisanym rokiem podatkowym. Warto też pamiętać, że dłuższe przechowywanie nie jest zabronione, ale obowiązkowe minimum przy takich rozliczeniach to właśnie 5 lat. To prosta zasada, ale w kontroli robi dużą różnicę.
Wybór okresu 10, 20 albo 25 lat zwykle wynika z pomieszania różnych obowiązków archiwizacyjnych. W podatkach dochodowych od osób fizycznych, przy zeznaniu PIT-37 i dokumentach potwierdzających ulgi, podstawowym punktem odniesienia jest przedawnienie zobowiązania podatkowego. Co do zasady jest to 5 lat liczonych od końca roku związanego z rozliczeniem i terminem zapłaty podatku, a w testach często upraszcza się to do końca roku, w którym złożono zeznanie. Nie stosuje się tu automatycznie bardzo długich okresów znanych np. z dokumentacji pracowniczej, akt osobowych, dokumentacji emerytalno-rentowej czy wybranych dokumentów księgowych w szczególnych sytuacjach. To inny reżim prawny i inne ryzyko kontrolne. Myślenie, że im ważniejszy dokument, tym zawsze trzeba go trzymać 20 albo 25 lat, jest dość naturalne, ale nieprecyzyjne. Fiskus ma określony czas na weryfikację rozliczenia, a podatnik przez ten czas powinien być gotowy pokazać dowody: faktury, potwierdzenia przelewów, zaświadczenia oraz kopię zeznania lub urzędowe poświadczenie odbioru. Oczywiście można przechowywać dokumenty dłużej dla własnego spokoju, szczególnie gdy mamy miejsce w archiwum elektronicznym. Nie zmienia to jednak obowiązkowego minimum. W praktyce najlepiej nie mieszać dokumentów podatkowych z kadrowymi, bo wtedy łatwo przypisać PIT-owi okres przechowywania z zupełnie innej dziedziny. Tutaj właściwe jest 5 lat, a dłuższe terminy byłyby nadmiarowe jako odpowiedź na pytanie o obowiązek podatnika.