Zapłacone składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracodawcę od wynagrodzeń pracowników należy zaksięgować w podatkowej księdze przychodów i rozchodów w kolumnie
A. „Wynagrodzenia w gotówce i w naturze”.
B. „Zakup towarów handlowych i materiałów według cen zakupu”.
C. „Pozostałe wydatki”.
D. „Koszty uboczne zakupu”.
Opracowane na podstawie zadania CKE, styczeń 2020 (arkusz A.65-SG-20.01): Kwoty, stawki i terminy zaktualizowane do przepisów obowiązujących w 2026 r.
Składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracodawcę, zapłacone od wynagrodzeń pracowników, ujmuje się w podatkowej księdze przychodów i rozchodów w kolumnie „Pozostałe wydatki”. Chodzi tu o część składek, która nie jest potrącana z wynagrodzenia pracownika, tylko stanowi dodatkowy koszt pracodawcy, np. składki emerytalne, rentowe i wypadkowe w części finansowanej przez zakład pracy. W praktyce księgowej trzeba odróżnić wynagrodzenie brutto pracownika od narzutów na wynagrodzenia. Wynagrodzenie brutto trafia zasadniczo do kolumny „Wynagrodzenia w gotówce i w naturze”, natomiast składki ZUS finansowane przez pracodawcę są kosztem ubocznym zatrudnienia, ale nie wynagrodzeniem pracownika. Dlatego zapisuje się je jako pozostały koszt działalności. Moim zdaniem to jedna z tych zasad, które warto dobrze zapamiętać, bo często pojawia się przy księgowaniu list płac. Dobra praktyka jest taka, aby zapis w KPiR opierać na dokumentach źródłowych, np. liście płac, deklaracji ZUS DRA i potwierdzeniu zapłaty składek. Ważny jest też termin zapłaty, bo w podatkach moment zaliczenia składek do kosztów zależy od spełnienia warunków ustawowych i terminowego rozliczenia z ZUS.
W tym zagadnieniu łatwo pomylić samo wynagrodzenie pracownika z kosztami, które pracodawca ponosi dodatkowo przy zatrudnieniu. Kolumna „Wynagrodzenia w gotówce i w naturze” służy przede wszystkim do ujmowania wynagrodzeń należnych pracownikom, czyli kwot wynikających z listy płac, umowy o pracę albo innych dokumentów płacowych. Nie wpisuje się tam jednak składek ZUS w części finansowanej przez pracodawcę, bo pracownik nie otrzymuje ich jako wynagrodzenia. Są to narzuty na płace, czyli koszt pracodawcy związany z zatrudnieniem. Właśnie dlatego powinny trafić do kolumny „Pozostałe wydatki”. Mylenie tych dwóch kolumn wynika często z tego, że składki są liczone od wynagrodzenia, ale samo źródło naliczenia nie przesądza jeszcze o miejscu ujęcia w KPiR. Kolumna „Koszty uboczne zakupu” dotyczy kosztów związanych z zakupem towarów i materiałów, takich jak transport, załadunek czy ubezpieczenie dostawy, a nie rozliczeń kadrowo-płacowych. Z kolei kolumna „Zakup towarów handlowych i materiałów według cen zakupu” jest przeznaczona do ewidencji nabycia towarów przeznaczonych do sprzedaży oraz materiałów podstawowych. Składki społeczne pracodawcy nie są ani towarem, ani materiałem, ani kosztem dostawy. Z mojego doświadczenia najbezpieczniej jest patrzeć na charakter ekonomiczny wydatku: jeśli jest to narzut pracodawcy na płace i został prawidłowo opłacony, ujmuje się go w pozostałych wydatkach, z zachowaniem dokumentów potwierdzających naliczenie i zapłatę.