Płatnicy składek są zobowiązani do zgłoszenia pracownika do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych w terminie
A. 30 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczenia
B. 3 dni od zawarcia umowy
C. 7 dni od daty zatrudnienia
D. 14 dni od nawiązania stosunku pracy
Pytanie z egzaminu CKE, czerwiec 2015 (arkusz A.65-X-15.05).
Termin 7 dni od daty zatrudnienia jest właściwy, bo pracownik podlega obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu od dnia nawiązania stosunku pracy. W praktyce oznacza to, że pracodawca jako płatnik składek musi przekazać do ZUS odpowiednie zgłoszenie, najczęściej formularz ZUS ZUA, w ciągu 7 dni od powstania obowiązku ubezpieczenia. Jeżeli ktoś zaczyna pracę 1 marca, to zgłoszenie powinno być wysłane najpóźniej w terminie liczonym od tej daty, a nie dopiero przy pierwszej wypłacie wynagrodzenia. Moim zdaniem to jeden z tych terminów, które kadrowiec powinien znać prawie automatycznie, bo opóźnienie może powodować problemy przy rozliczeniach składek, świadczeniach chorobowych czy kontroli ZUS. Dobra praktyka w kadrach jest taka, żeby zgłoszenie przygotować od razu po podpisaniu umowy i dopuszczeniu pracownika do pracy, najlepiej przed pierwszym dniem albo w pierwszych dniach zatrudnienia. W dokumentacji kadrowo-płacowej warto pilnować zgodności dat: umowy o pracę, rozpoczęcia pracy, zgłoszenia do ZUS i późniejszych raportów rozliczeniowych RCA. To naprawdę ułatwia życie przy audycie, korektach i zwykłym miesięcznym zamykaniu listy płac.
W tym zagadnieniu łatwo pomylić kilka różnych terminów administracyjnych, bo w kadrach i płacach występuje ich całkiem sporo. Obowiązek zgłoszenia pracownika do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych nie wynosi ani 14 dni, ani 3 dni, ani 30 dni. Dla pracownika standardowym punktem odniesienia jest powstanie obowiązku ubezpieczenia, czyli w praktyce dzień rozpoczęcia zatrudnienia w ramach stosunku pracy. Od tego momentu płatnik składek ma 7 dni na przekazanie zgłoszenia do ZUS, zwykle na formularzu ZUS ZUA. Termin 14 dni bywa kojarzony z innymi obowiązkami organizacyjnymi albo z ogólnym wyobrażeniem, że urząd daje dwa tygodnie na załatwienie sprawy, ale przy zgłoszeniu pracownika do ZUS to za długi okres. Z kolei 3 dni to typowy przykład zbyt ostrożnego, ale niezgodnego z przepisami skrócenia terminu; samo zawarcie umowy też nie zawsze jest najlepszą datą odniesienia, bo kluczowe jest powstanie tytułu do ubezpieczeń. Jeśli umowę podpisano wcześniej, a pracownik zaczyna pracę dopiero później, liczy się moment objęcia ubezpieczeniami. Termin 30 dni jest już zdecydowanie za długi i mógłby prowadzić do opóźnienia w ewidencji ubezpieczonego, problemów z prawem do świadczeń oraz niezgodności w raportach miesięcznych. Z mojego doświadczenia, najczęstszy błąd polega na mieszaniu terminów ZUS z terminami podatkowymi, pracowniczymi albo wewnętrznymi procedurami firmy. W porządnie prowadzonej dokumentacji kadrowej zgłoszenie do ZUS robi się szybko, najlepiej zaraz po ustaleniu daty rozpoczęcia pracy, a nie zostawia na koniec miesiąca.