Przedsiębiorca będący osobą fizyczną i płatnikiem składek na ubezpieczenia społeczne chce dokonać zmiany danych dotyczących miejsca prowadzenia działalności (tzn. miejsca zamieszkania). Zmiany danych płatnika składek dokonuje
A. przedsiębiorca, składając dokument ZUS ZPA bezpośrednio w ZUS.
B. przedsiębiorca, składając wniosek EDG-1 w urzędzie gminy.
C. przedsiębiorca, składając wniosek CEIDG-1 do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, a na tej podstawie z urzędu Zakład Ubezpieczeń Społecznych tworzy druk ZUS ZFA i zmienia dane płatnika.
D. przedsiębiorca, składając zgłoszenie NIP-1 bezpośrednio w ZUS.
Pytanie z egzaminu CKE, czerwiec 2014 (arkusz A.65-X-14.05).
W tej sytuacji właściwa jest procedura przez CEIDG-1, bo przedsiębiorca jest osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą. Zmiana takich danych jak miejsce zamieszkania, adres do doręczeń albo miejsce wykonywania działalności jest co do zasady zgłaszana do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Przedsiębiorca nie musi wtedy osobno biegać z formularzem do ZUS, bo działa tu zasada jednego okienka. CEIDG przekazuje dane do odpowiednich instytucji, m.in. do ZUS, urzędu skarbowego i GUS. Na podstawie tych informacji Zakład Ubezpieczeń Społecznych aktualizuje dane płatnika składek i tworzy właściwy dokument ZUS ZFA, czyli zgłoszenie albo zmianę danych płatnika składek będącego osobą fizyczną. W praktyce wygląda to tak: jeśli właściciel jednoosobowej firmy zmienia adres zamieszkania, składa aktualizację CEIDG-1, najlepiej elektronicznie przez profil zaufany albo e-dowód. Dobrą praktyką jest sprawdzenie po kilku dniach w PUE ZUS, czy dane rzeczywiście się zaktualizowały, bo przy rozliczeniach składek porządek w danych identyfikacyjnych ma duże znaczenie. Moim zdaniem to jedna z tych procedur, które warto znać na pamięć, bo często myli się formularze ZUS ZFA i ZPA, a różnica jest dość konkretna: ZFA dotyczy osoby fizycznej, a nie spółki czy innej jednostki organizacyjnej.
W tym pytaniu łatwo pomylić kilka różnych rejestrów i formularzy, bo wszystkie dotyczą danych firmy, ale nie służą do tego samego. Zgłoszenie NIP-1 nie jest właściwą drogą do aktualizacji danych płatnika składek w ZUS przez przedsiębiorcę wpisanego do CEIDG. Ten formularz kojarzy się z identyfikacją podatkową, a nie z bieżącą aktualizacją danych jednoosobowej działalności w systemie ubezpieczeń społecznych. Poza tym nie składa się go po prostu bezpośrednio w ZUS jako formularza zmiany danych płatnika. Typowy błąd polega tu na założeniu, że skoro składki są rozliczane przez ZUS, to każdą zmianę trzeba od razu zgłaszać na druku zusowskim. Przy osobie fizycznej prowadzącej działalność podstawową ścieżką jest jednak CEIDG-1, a dopiero potem dane trafiają do ZUS automatycznie. Formularz EDG-1 też nie pasuje do aktualnego standardu obsługi przedsiębiorców, bo był związany ze starszym systemem ewidencji działalności gospodarczej prowadzonym przez gminy. Obecnie funkcję tę pełni CEIDG i używa się wniosku CEIDG-1. Z kolei ZUS ZPA nie jest formularzem dla osoby fizycznej jako płatnika składek. Ten druk dotyczy płatników niebędących osobami fizycznymi, na przykład spółek albo jednostek organizacyjnych. Dla osoby fizycznej właściwy jest ZUS ZFA, ale w opisanej sytuacji nie składa go przedsiębiorca bezpośrednio, tylko ZUS tworzy go na podstawie danych przesłanych z CEIDG. Z mojego doświadczenia najbezpieczniej zapamiętać prostą zasadę: jednoosobowa działalność gospodarcza i zmiana danych rejestrowych oznacza CEIDG-1, a ZUS dostaje informację z urzędu.