Płatnik składek jest zobowiązany złożyć w ZUS imienny raport miesięczny ZUS RSA,
A. zgłaszając pracownika do ubezpieczenia społecznego.
B. gdy pracownik przebywa na urlopie wypoczynkowym.
C. rozliczając składki na ubezpieczenie zdrowotne pracownika.
D. gdy pracownik przebywa na zwolnieniu lekarskim.
Pytanie z egzaminu CKE, czerwiec 2019 (arkusz A.65-X-19.06).
Imienny raport miesięczny ZUS RSA składa się wtedy, gdy u pracownika wystąpiła przerwa w opłacaniu składek albo gdy płatnik wykazuje wypłacone świadczenia związane np. z chorobą. Dlatego zwolnienie lekarskie jest tu właściwą sytuacją. W praktyce, jeżeli pracownik dostarczy e-ZLA i przez część miesiąca jest niezdolny do pracy, pracodawca nie rozlicza tego okresu tak samo jak zwykłej pracy. Trzeba wykazać odpowiedni kod świadczenia lub przerwy, np. wynagrodzenie chorobowe finansowane przez pracodawcę albo zasiłek chorobowy, zależnie od sytuacji. Do tego właśnie służy ZUS RSA. Moim zdaniem warto zapamiętać prostą zasadę: ZUS RCA pokazuje głównie składki od przychodów, a ZUS RSA pokazuje przerwy i świadczenia. W kadrach to bardzo praktyczne, bo pomylenie raportów może spowodować błędne rozliczenie konta ubezpieczonego w ZUS, a potem problemy przy zasiłkach. Dobra praktyka jest taka, żeby dokumenty rozliczeniowe zawsze porównywać z listą płac, ewidencją nieobecności i danymi z PUE ZUS, bo wtedy łatwiej wyłapać pomyłkę zanim deklaracja pójdzie do ZUS.
ZUS RSA nie służy do zgłaszania pracownika do ubezpieczeń społecznych. Do takiego zgłoszenia stosuje się formularz ZUS ZUA, ewentualnie ZUS ZZA, gdy dana osoba jest zgłaszana tylko do ubezpieczenia zdrowotnego. Częsty błąd polega na tym, że ktoś kojarzy każdy formularz ZUS z rozpoczęciem pracy pracownika, ale dokumenty zgłoszeniowe i dokumenty rozliczeniowe mają zupełnie inne zadania. RSA jest dokumentem miesięcznym, używanym dopiero wtedy, gdy trzeba wykazać konkretne przerwy w opłacaniu składek lub świadczenia, na przykład przy chorobie. Urlop wypoczynkowy też nie jest standardową podstawą do sporządzenia ZUS RSA, bo w czasie zwykłego urlopu pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia urlopowego, od którego nalicza się składki podobnie jak od normalnego wynagrodzenia za pracę. Taki przychód trafia zasadniczo do raportu ZUS RCA, a nie RSA. Również samo rozliczenie składki zdrowotnej pracownika nie jest powodem do składania RSA. Składki społeczne i zdrowotne wykazuje się w raportach rozliczeniowych takich jak ZUS RCA, gdzie podaje się podstawy wymiaru i kwoty składek. Z mojego doświadczenia najłatwiej to ogarnąć przez podział: zgłoszenie osoby to ZUS ZUA/ZZA, składki i podstawy to ZUS RCA, a choroby, zasiłki i przerwy w ubezpieczeniach to ZUS RSA. Taki schemat jest prosty, ale naprawdę dobrze działa w praktyce kadrowo-płacowej.