Aby dokonać korekty danych identyfikacyjnych, np. nazwiska osoby ubezpieczonej, płatnik składek powinien wypełnić do ZUS formularz
A. ZUS ZIUA
B. ZUS ZWUA
C. ZUS ZZA
D. ZUS ZUA
Pytanie z egzaminu CKE, styczeń 2020 (arkusz A.65-SG-20.01).
Formularz ZUS ZIUA jest właściwym dokumentem, gdy płatnik składek chce zgłosić zmianę albo korektę danych identyfikacyjnych osoby ubezpieczonej, na przykład nazwiska po ślubie, imienia, numeru PESEL, daty urodzenia czy serii i numeru dokumentu tożsamości, jeśli taka dana była użyta w zgłoszeniu. Chodzi tu o dane, które pozwalają ZUS jednoznacznie rozpoznać konkretną osobę w systemie ubezpieczeń. W praktyce wygląda to tak: pracownik był zgłoszony do ubezpieczeń na ZUS ZUA, potem zmienił nazwisko i przyniósł dokument potwierdzający zmianę. Płatnik nie zgłasza go od nowa, tylko składa ZUS ZIUA. To jest ważne, bo ponowne użycie formularza zgłoszeniowego mogłoby zrobić bałagan w kartotece ubezpieczonego. Z mojego doświadczenia, przy dokumentach ZUS trzeba bardzo pilnować, czy poprawiamy dane identyfikacyjne, czy tylko dane adresowe albo schemat ubezpieczeń. Dobra praktyka kadrowo-płacowa jest taka, żeby najpierw sprawdzić, jaki formularz był pierwotnie złożony, zweryfikować dokument źródłowy od pracownika i dopiero potem wysłać korektę przez PUE ZUS albo program kadrowo-płacowy.
Przy tym pytaniu łatwo pomylić formularze, bo wszystkie dotyczą ubezpieczonych i wszystkie pojawiają się przy obsłudze zgłoszeń do ZUS. Trzeba jednak patrzeć nie na sam fakt, że dokument jest z grupy zgłoszeniowej, ale na jego konkretną funkcję. ZUS ZWUA służy do wyrejestrowania osoby z ubezpieczeń, na przykład po zakończeniu umowy o pracę albo po ustaniu tytułu do ubezpieczenia. Nie używa się go do poprawiania nazwiska, bo taki dokument oznaczałby zakończenie ubezpieczenia, a nie uporządkowanie danych osobowych. ZUS ZUA to formularz zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego. Stosuje się go przy objęciu osoby pełnym zestawem ubezpieczeń, np. przy zatrudnieniu pracownika. Nie jest to standardowy druk do samej korekty nazwiska osoby już zgłoszonej. ZUS ZZA dotyczy zgłoszenia wyłącznie do ubezpieczenia zdrowotnego, np. przy niektórych umowach zlecenia lub innych tytułach, gdzie nie występują ubezpieczenia społeczne. Też nie rozwiązuje problemu zmiany danych identyfikacyjnych. Typowy błąd myślowy polega na tym, że ktoś widzi słowo zgłoszenie i wybiera ZUA albo ZZA, bo kojarzą się z osobą ubezpieczoną. A tu chodzi o korektę identyfikacji osoby w kartotece ZUS, więc właściwy jest ZUS ZIUA. Moim zdaniem najlepiej zapamiętać to prosto: ZUA i ZZA zgłaszają do ubezpieczeń, ZWUA wyrejestrowuje, a ZIUA poprawia dane identyfikacyjne.