Zgodnie z polskim prawodawstwem, szczególnie w kontekście ustawy o rachunkowości, dokumentacja płacowa powinna być przechowywana przez okres 50 lat od ustania stosunku pracy. Taki długi okres wynika z konieczności zapewnienia pracownikom dostępu do informacji o przebiegu ich kariery zawodowej oraz do ewentualnych roszczeń z tytułu emerytur lub innych świadczeń. Przykładem może być sytuacja, w której były pracownik ubiega się o emeryturę i potrzebuje potwierdzenia swojego zatrudnienia lub wysokości wynagrodzenia w danym okresie. Przechowywanie dokumentacji płacowej przez 50 lat jest również zgodne z najlepszymi praktykami w zakresie zarządzania danymi osobowymi oraz przejrzystości działań kadrowych. Warto zwrócić uwagę, że nieprzestrzeganie tych przepisów może prowadzić do konsekwencji prawnych, szczególnie w przypadku kontroli ze strony instytucji państwowych, takich jak ZUS czy PIP.
Często zdarza się, że pojawiają się błędne przekonania dotyczące okresu przechowywania dokumentacji płacowej. Odpowiedzi takie jak 10 lat, 5 lat czy "trwale" są oparte na niepełnym zrozumieniu przepisów prawnych. Przechowywanie dokumentacji przez 10 lat może być mylnie kojarzone z innymi rodzajami dokumentacji, na przykład fakturami lub dokumentami księgowymi, które rzeczywiście powinny być przechowywane przez jedynie dekadę. Z kolei odpowiedź "5 lat" jest często mylona z okresem przedawnienia roszczeń wynikających z niektórych umów cywilnoprawnych, co nie ma zastosowania w kontekście dokumentacji płacowej. Odpowiedź "trwale" sugeruje, że dokumentacja powinna być przechowywana na zawsze, co nie jest praktyczne ani zgodne z wymogami prawnymi. W rzeczywistości, każdy rodzaj dokumentacji ma określony przez przepisy okres przechowywania, który ma na celu nie tylko ochronę danych osobowych, ale także zapewnienie, że dokumenty są dostępne w przypadku potrzeby ich weryfikacji lub odniesienia. Dlatego kluczowe jest, aby osoby zajmujące się kadrami i płacami były dobrze poinformowane o obowiązujących przepisach, aby uniknąć nieporozumień oraz potencjalnych sankcji prawnych.