Kwalifikacja: EKA.07 - Prowadzenie rachunkowości
Zawód: Technik rachunkowości
Jak długo według przepisów prawnych dokumenty płacowe powinny być przechowywane po zakończeniu stosunku pracy?
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
Zgodnie z przepisami w Polsce, musimy przechowywać dokumentację płacową przez całe 50 lat od momentu, kiedy pracownik przestał dla nas pracować. Moim zdaniem, to dosyć sporo czasu, ale chodzi o to, żeby pracownicy mieli dostęp do informacji o swojej karierze i mogli złożyć wnioski o emerytury lub inne świadczenia. Na przykład, wyobraź sobie sytuację, gdzie były pracownik chce przejść na emeryturę i potrzebuje potwierdzenia swojego zatrudnienia czy wysokości wypłaty w konkretnym okresie. Dlatego tak ważne jest, żeby trzymać tę dokumentację przez tak długi czas. Pomaga to również w zarządzaniu danymi osobowymi i sprawia, że nasze działania są bardziej przejrzyste. Warto też pamiętać, że nieprzestrzeganie tych zasad może mieć poważne skutki, zwłaszcza podczas kontroli od ZUS-u czy PIP-u.
Czasami pojawiają się nieporozumienia co do tego, jak długo trzeba przechowywać dokumentację płacową. Odpowiedzi jak 10 lat czy 5 lat to często wynik braku zrozumienia przepisów. Ludzie mylą to z innymi dokumentami, na przykład fakturami, które faktycznie można trzymać tylko przez dekadę. A '5 lat'? To zazwyczaj odnosi się do przedawnienia roszczeń w umowach cywilnych, więc to też nie pasuje do dokumentacji płacowej. Mówiąc 'trwale', można myśleć, że trzeba trzymać te dokumenty na zawsze, ale to też nie jest do końca praktyczne. Każdy rodzaj dokumentów ma swój właściwy czas przechowywania, a to zapewnia, że mamy je pod ręką, gdy zajdzie taka potrzeba. Dlatego ważne jest, żeby osoby zajmujące się kadrami znały te zasady, żeby nie wpakować się w jakieś problemy prawne.