Kwalifikacja: EKA.07 - Prowadzenie rachunkowości
Zawód: Technik rachunkowości
Kupujący towar zauważył błąd ortograficzny w nazwie swojego przedsiębiorstwa na otrzymanej fakturze. Jakie kroki podejmie w celu dokonania korekty?
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
Sporządzenie noty korygującej jest właściwym działaniem w przypadku stwierdzenia błędu ortograficznego w fakturze. Nota korygująca to dokument, który służy do formalnej zmiany wcześniej wystawionej faktury. W sytuacji, gdy nabywca zauważył błąd w nazwie swojego przedsiębiorstwa, powinien on sporządzić notę korygującą, aby poprawić dane na fakturze, co jest zgodne z obowiązującymi przepisami prawa, w tym z ustawą o VAT. Taki dokument powinien zawierać informacje o pierwotnej fakturze, którą koryguje, oraz szczegółowo opisany błąd i jego poprawkę. Dobrą praktyką jest również dołączenie noty korygującej do dokumentacji księgowej, co ułatwi przyszłe audyty i kontrole. Sporządzając notę korygującą, przedsiębiorca powinien również upewnić się, że obie strony (sprzedawca i nabywca) posiadają aktualne wersje dokumentów, co jest kluczowe dla zachowania przejrzystości transakcji.
Skreślenie błędnego zapisu i wpisanie poprawnego obok, choć może wydawać się szybkim rozwiązaniem, jest niewłaściwe z punktu widzenia formalnych standardów księgowych. Taki sposób korekty może prowadzić do poważnych nieporozumień oraz trudności w identyfikacji poprawnych danych w przyszłości. Ponadto, taki sposób poprawy dokumentów może być postrzegany jako nieprofesjonalny i wprowadzać zamieszanie w dokumentacji. Sporządzenie noty księgowej z kolei odnosi się do wewnętrznych zapisów księgowych i nie jest używane do formalnej korekty błędów w fakturze, co oznacza, że nie rozwiązuje problemu błędnych informacji w dokumentach. Natomiast sporządzenie faktury korygującej jest stosowane w przypadku błędów dotyczących wartości towaru, stawki VAT lub ilości, a nie w przypadku błędów ortograficznych. Dlatego należy być świadomym, że odpowiedni dokument do korekty błędów w danych identyfikacyjnych przedsiębiorstwa to właśnie nota korygująca, która dokładnie określa zmiany wprowadzane w dokumentacji i spełnia wymogi prawne.