Księgowanie operacji gospodarczych zgodnie z zasadą podwójnego zapisu na kontach księgi głównej jest kluczowym elementem prowadzenia rzetelnej i transparentnej księgowości. Księga główna jest centralnym rejestrem finansowym, w którym odzwierciedlane są wszystkie transakcje przedsiębiorstwa. Zasada podwójnego zapisu zakłada, że każda operacja gospodarcza wpływa na co najmniej dwa konta, gdzie jedno konto jest obciążane, a drugie uznawane. Taki system pozwala na bieżące monitorowanie stanu aktywów, pasywów oraz kapitału własnego. Przykładowo, w przypadku zakupu towarów na kredyt, zwiększa się konto towarów (ma) oraz konto zobowiązań (winien). Praktyczna aplikacja tej zasady poprzez dokładne rejestrowanie w księdze głównej pozwala na sporządzanie rzetelnych raportów finansowych, co jest zgodne z Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości (MSR) oraz krajowymi przepisami prawa bilansowego.
Księgowanie operacji gospodarczych na kontach analitycznych, pozabilansowych lub księgach pomocniczych nie odzwierciedla w pełni zasady podwójnego zapisu i znaczenia księgi głównej w procesie księgowania. Konta analityczne, będące szczegółowym podziałem kont księgi głównej, służą do bardziej precyzyjnego śledzenia określonych transakcji, ale nie mogą być używane do bezpośredniego rejestrowania wszystkich operacji gospodarczych. Na przykład, jeśli przedsiębiorstwo posiada wiele rodzajów towarów, to każda kategoria może mieć swoje konto analityczne, jednak jego saldo musi być skorelowane z kontem głównym dla zapasów. Z kolei konta pozabilansowe są używane do ewidencji operacji, które nie wpływają na bilans, takich jak gwarancje czy hipoteki, co czyni je nieodpowiednimi do stosowania zasady podwójnego zapisu. Księgi pomocnicze, podobnie jak konta analityczne, wspierają księgowość, ale nie zastępują funkcji księgi głównej, która jest fundamentem dla analizy finansowej i raportowania. Wybór niewłaściwego konta do księgowania może prowadzić do nieprecyzyjnej ewidencji, co w dłuższej perspektywie może skutkować błędnymi decyzjami finansowymi oraz problemami z audytami. Dlatego fundamentalne jest, aby operacje gospodarcze były rejestrowane głównie w księdze głównej, co zapewnia zgodność z zasadą podwójnego zapisu i pozwala na efektywne zarządzanie finansami firmy.