Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe przechowuje się w siedzibie jednostki przez okres co najmniej
Okres 5 lat wynika z zasad przechowywania dokumentacji określonych w ustawie o rachunkowości. Zatwierdzone roczne sprawozdanie finansowe jednostki przechowuje się co najmniej przez 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym nastąpiło jego zatwierdzenie. To ważne, bo nie liczymy tego „na oko” od dnia sporządzenia bilansu, tylko trzeba patrzeć na moment zatwierdzenia sprawozdania. W praktyce księgowej oznacza to, że jeśli sprawozdanie za 2024 r. zatwierdzono w czerwcu 2025 r., to okres przechowywania liczymy od 1 stycznia 2026 r. Moim zdaniem to jeden z tych przepisów, które warto znać bardzo konkretnie, bo przy kontroli albo przy porządkowaniu archiwum łatwo zrobić bałagan. Dobra praktyka w firmie to oznaczanie teczek lub plików elektronicznych datą zatwierdzenia, rokiem obrotowym i minimalnym terminem brakowania. Sprawozdanie finansowe jest dokumentem podsumowującym sytuację majątkową i wynik finansowy jednostki, więc powinno być przechowywane w sposób bezpieczny, kompletny i umożliwiający szybkie odszukanie.
W tym pytaniu kluczowe jest odróżnienie zatwierdzonego rocznego sprawozdania finansowego od innych rodzajów dokumentacji, bo różne dokumenty mają różne okresy przechowywania. Okres 3 lat jest zdecydowanie za krótki dla sprawozdawczości finansowej. Taki wybór często wynika z mylenia dokumentacji księgowej z bieżącą korespondencją albo z ogólnym, potocznym przekonaniem, że po kilku latach dokumenty firmowe nie są już potrzebne. W rachunkowości tak to nie działa, bo sprawozdanie finansowe może być potrzebne przy kontroli, analizie porównawczej, badaniu biegłego rewidenta albo przy ustalaniu historii sytuacji finansowej jednostki. Okres 10 lat może brzmieć rozsądnie, bo wiele osób kojarzy dłuższe terminy z dokumentacją podatkową, prawną lub umowami, ale ustawa o rachunkowości dla zatwierdzonych rocznych sprawozdań finansowych wskazuje co najmniej 5 lat. Z kolei 50 lat kojarzy się raczej z dokumentacją pracowniczą i płacową, zwłaszcza w starszych zasadach archiwizacji akt osobowych, a nie ze sprawozdaniem finansowym jako takim. Typowy błąd polega tu na uczeniu się okresów przechowywania „hurtem”, bez przypisania ich do konkretnego rodzaju dokumentu. W praktyce księgowej trzeba zawsze sprawdzić, czy mówimy o księgach rachunkowych, dowodach księgowych, dokumentach inwentaryzacyjnych, dokumentacji kadrowej czy właśnie zatwierdzonym rocznym sprawozdaniu finansowym. Dla tego ostatniego właściwy minimalny okres to 5 lat, liczony według zasad ustawy o rachunkowości.