Saldo Ma konta Rozliczenie zakupu należy ująć w pozycji bilansowej jako
Saldo Ma konta Rozliczenie zakupu oznacza, że jednostka ma nierozliczoną dostawę, za którą w sensie ekonomicznym powstało zobowiązanie wobec dostawcy. Najczęściej chodzi o sytuację: materiały albo towary już przyjęto do magazynu, np. dokumentem PZ, ale faktura jeszcze nie przyszła albo nie została ostatecznie rozliczona. Konto Rozliczenie zakupu, często oznaczane jako konto 300, działa technicznie jako konto przejściowe, które pomaga powiązać dostawę, fakturę, VAT i przyjęcie zapasów. Jeżeli na koniec okresu zostaje saldo po stronie Ma, to pokazuje, że po stronie księgowej mamy źródło finansowania tej dostawy, czyli zobowiązanie. Dlatego w bilansie należy je wykazać jako zobowiązania z tytułu dostaw i usług, a nie jako składnik zapasów. Moim zdaniem to jedno z tych kont, które najlepiej rozumie się na przykładzie magazynu: towar fizycznie jest już u nas, ale rozrachunek z kontrahentem nie został jeszcze normalnie zamknięty fakturą. Zgodnie z dobrą praktyką rachunkowości trzeba zachować zasadę memoriału i współmierności, czyli ująć skutki zdarzenia w okresie, którego dotyczą, nawet jeśli dokument faktury pojawi się trochę później.
W tym zadaniu łatwo pomylić saldo konta Rozliczenie zakupu z samymi zapasami, bo nazwa konta kojarzy się z zakupem materiałów albo towarów. Trzeba jednak patrzeć nie tylko na nazwę, ale też na stronę salda. Saldo Ma wskazuje na pasywny charakter rozliczenia, czyli na obowiązek zapłaty lub uregulowania dostawy wobec kontrahenta. W praktyce oznacza to zwykle dostawy niefakturowane: towary lub materiały mogły już zostać przyjęte do magazynu, ale faktura od dostawcy jeszcze nie dotarła. Wtedy w bilansie nie pokazujemy tego salda jako należności, bo jednostka nie ma prawa żądać zapłaty od innej firmy. Jest odwrotnie, to ona będzie musiała zapłacić dostawcy. Nie jest to też pozycja towary ani materiały, bo zapasy ujmuje się na odpowiednich kontach magazynowych, na przykład Towary albo Materiały, po ich przyjęciu i wycenie. Konto Rozliczenie zakupu pełni funkcję technicznego pomostu między fakturą, przyjęciem zapasu i rozrachunkiem. Typowy błąd polega na myśleniu: skoro zakup dotyczył materiałów, to każde saldo związane z zakupem musi iść do zapasów. A to nie tak działa. W bilansie liczy się ekonomiczna treść salda. Jeżeli saldo jest po stronie Ma, to mówi nam o zobowiązaniu z tytułu dostaw i usług. Z mojego doświadczenia, przy takich pytaniach warto zawsze zadać sobie proste pytanie: czy firma komuś coś jest winna, czy ktoś jest winien firmie? Tutaj firma jest winna dostawcy.