Kwalifikacja: EKA.07 - Prowadzenie rachunkowości
Zawód: Technik rachunkowości
W firmie handlowej rok obrotowy zbiega się z rokiem kalendarzowym. Jak długo należy przechowywać księgi rachunkowe tej jednostki, według przepisów ustawy o rachunkowości, jeżeli zostały one zamknięte 31 grudnia 2018 roku?
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
Zgodnie z ustawą o rachunkowości, przedsiębiorstwa są zobowiązane do przechowywania ksiąg rachunkowych przez okres co najmniej 5 lat od końca roku obrotowego, w którym zostały zamknięte. W przypadku, gdy rok obrotowy kończy się 31 grudnia 2018 roku, okres przechowywania ksiąg rachunkowych trwa do 31 grudnia 2023 roku. Przykładowo, jeśli przedsiębiorstwo zakończyło działalność w 2019 roku, wciąż ma obowiązek przechowywania dokumentacji finansowej z lat 2018-2023, co jest kluczowe dla celów audytu, kontroli skarbowej oraz ewentualnych postępowań sądowych. Przechowywanie tych dokumentów w odpowiednich warunkach fizycznych i elektronicznych jest niezbędne dla zapewnienia ich integralności oraz dostępności. Zgodność z przepisami dotyczącymi przechowywania ksiąg rachunkowych odzwierciedla profesjonalizm przedsiębiorstwa i odpowiedzialność finansową, co jest istotne dla budowania zaufania w relacjach z klientami oraz instytucjami finansowymi.
Wybór niewłaściwego terminu przechowywania ksiąg rachunkowych często wynika z niepełnego zrozumienia przepisów dotyczących rachunkowości. Niektóre osoby mogą sądzić, że księgi można przechowywać krócej, co jest błędem. Ustawa o rachunkowości jasno określa, że okres przechowywania dokumentów wynosi 5 lat od zakończenia roku obrotowego. Dla kogoś, kto wybrał odpowiedź kończącą się na 2020 roku, może to sugerować mylne przekonanie, że 2-letni okres jest wystarczający. Podobnie, zwolennicy odpowiedzi do 2021 i 2022 roku mogą myśleć, że wyliczenia związane z latami obrotowymi są bardziej skomplikowane, niż są w rzeczywistości. Rzeczywistość jest taka, że 2023 rok jako termin końcowy jest związany z pełnym cyklem pięcioletnim, który zapewnia odpowiedni czas na przechowywanie dokumentacji. W przypadku audytów lub kontroli skarbowej, brak odpowiednich dokumentów po upływie tego czasu może prowadzić do niekorzystnych konsekwencji prawnych oraz finansowych dla przedsiębiorstwa. Ostatecznie, znajomość i stosowanie się do przepisów dotyczących przechowywania ksiąg rachunkowych stanowi kluczowy element zarządzania ryzykiem i zapewnienia zgodności z prawem.