W tabeli zamieszczono wyniki inwentaryzacji przeprowadzonej w hurtowni owoców. Ustal na podstawie danych w tabeli wartość różnic inwentaryzacyjnych.
| L.p. | Nazwa towaru | Cena jednostkowa | Stan według: | |
|---|---|---|---|---|
| Spisu z natury | Zapisów księgowych | |||
| 1. | Cytryny | 2,50 zł/kg | 700 kg | 1 000 kg |
| 2. | Mandarynki | 3,00 zł/kg | 800 kg | 850 kg |
| 3. | Pomarańcze | 4,00 zł/kg | 900 kg | 890 kg |
Trzeba tu zachować ostrożność, bo w podanym kluczu odpowiedzi jest najprawdopodobniej błąd merytoryczny. Zgodnie z zasadami inwentaryzacji porównujemy stan rzeczywisty, czyli spis z natury, ze stanem wynikającym z zapisów księgowych. Praktyczny wzór jest prosty: wartość różnicy = (stan z natury - stan księgowy) × cena jednostkowa. Jeżeli wynik jest ujemny, mamy niedobór, bo fizycznie jest mniej towaru niż w księgach. Jeżeli wynik jest dodatni, mamy nadwyżkę. Dla cytryn: 700 kg - 1000 kg = -300 kg, a -300 × 2,50 zł = -750 zł, czyli niedobór 750 zł. Dla mandarynek: 800 kg - 850 kg = -50 kg, a -50 × 3,00 zł = -150 zł, czyli niedobór 150 zł. Dla pomarańczy: 900 kg - 890 kg = 10 kg, a 10 × 4,00 zł = 40 zł, czyli nadwyżka 40 zł. Moim zdaniem w takim zadaniu najważniejsze jest nie liczyć „na oko”, tylko najpierw ustalić kierunek różnicy. W praktyce magazynowej i księgowej takie różnice powinny być potem opisane w dokumentacji inwentaryzacyjnej, wycenione oraz rozliczone zgodnie z przyczyną ich powstania, np. jako ubytek, niedobór zawiniony albo nadwyżka magazynowa.
Najczęstszy błąd w tym zadaniu polega na odwróceniu znaczenia porównywanych kolumn. W inwentaryzacji nie wystarczy policzyć samej różnicy kilogramów, trzeba jeszcze prawidłowo ustalić, czy stan rzeczywisty jest większy czy mniejszy od stanu księgowego. Stan ze spisu z natury oznacza to, co faktycznie znaleziono w magazynie. Stan według zapisów księgowych oznacza ilość, która powinna być w magazynie według ewidencji. Gdy rzeczywisty stan jest niższy niż księgowy, powstaje niedobór. Gdy rzeczywisty stan jest wyższy niż księgowy, powstaje nadwyżka. Dlatego cytryny nie mogą być nadwyżką, skoro znaleziono 700 kg, a w księgach było 1000 kg. Brakuje 300 kg, więc wartość różnicy to 300 × 2,50 zł = 750 zł niedoboru. Mandarynki też są niedoborem, ale tylko 50 kg, więc 50 × 3,00 zł = 150 zł. Kwota 350 zł przy mandarynkach nie wynika z danych tabeli i wygląda jak typowa pomyłka rachunkowa albo połączenie nie tych wielkości. Pomarańczy jest fizycznie 900 kg, a księgowo 890 kg, więc jest ich o 10 kg więcej, czyli nadwyżka 40 zł. Z mojego doświadczenia warto przy takich zadaniach dopisać sobie mały znak plus albo minus przy każdej pozycji, bo wtedy od razu widać, czy chodzi o niedobór, czy o nadwyżkę. Dobra praktyka księgowa wymaga też, aby różnice inwentaryzacyjne były nie tylko policzone, ale potem wyjaśnione, zatwierdzone i odpowiednio ujęte w ewidencji.