Wypłata pracownikowi zaliczki na delegację gotówką skutkuje zmianami wyłącznie w aktywach bilansu, co nie wpływa na ogólną sumę bilansową. Przy wypłacie gotówki zmniejszamy stan środków pieniężnych w aktywach, jednocześnie tworząc należność wobec pracownika, która również znajduje się w aktywach, co neutralizuje ten ruch. Przykładowo, jeśli przedsiębiorstwo wypłaca pracownikowi 1000 zł jako zaliczkę na delegację, konto "Środki pieniężne" (aktywa) zostaje pomniejszone o 1000 zł, a konto "Należności z tytułu zaliczek" (także aktywa) zwiększa się o 1000 zł. W efekcie suma aktywów pozostaje niezmieniona, a zmiany zachodzą jedynie w ich strukturze. W praktyce, zarządzanie zaliczkami jest kluczowym elementem kontrolowania przepływów finansowych w firmach. Pracownicy powinni być instruowani, aby dokumentować wszystkie wydatki, aby ułatwić późniejszą weryfikację i zapewnić zgodność z regulacjami podatkowymi oraz wewnętrznymi politykami firmy.
Wypłata zaliczki na delegację gotówką może prowadzić do nieporozumień w zakresie interpretacji wpływu na bilans. Niektóre osoby mogą sądzić, że taka transakcja powoduje zmiany zarówno w aktywach, jak i pasywach bilansu, co jest błędne. W rzeczywistości, wypłata gotówki skutkuje jedynie zmianą w aktywach bilansu, ponieważ mamy do czynienia z redukcją stanu gotówki i jednoczesnym zwiększeniem należności z tytułu zaliczek. W przypadku odpowiedzi sugerujących, że transakcja zmienia pasywa, występuje typowy błąd myślowy polegający na założeniu, że każdy ruch gotówki w firmie wpływa na długi lub zobowiązania przedsiębiorstwa. To jest mylne podejście, ponieważ pasywa bilansu dotyczą zobowiązań finansowych, które nie są bezpośrednio związane z wypłatą zaliczki. Inna nieprawidłowa koncepcja dotyczy założenia, że wypłata zaliczki zmienia sumę bilansową. Suma bilansowa pozostaje stabilna, o ile równowaga między aktywami a pasywami jest zachowana. W rzeczywistości, każda transakcja, która wpływa na jedną stronę bilansu, musi być równocześnie zrównoważona przez przeciwny ruch na tej samej stronie. Dlatego, przy wypłacie zaliczki na delegację, nawet jeśli zmienia się struktura aktywów, suma pozostaje bez zmian, co jest zgodne z zasadą podwójnego zapisu. Przykładem dobrej praktyki jest stosowanie przejrzystych procedur dokumentacyjnych, które ułatwiają śledzenie wydatków i ich wpływu na bilans, co minimalizuje ryzyko błędów w obiegu informacji finansowej.