Kwalifikacja: PGF.07 - Wykonywanie przekazu reklamowego

W tym zadaniu chodzi o zrozumienie różnicy między formatem, który służy do dalszej pracy na danych, a formatami typowo „prezentacyjnymi” lub graficznymi. Wiele osób myli pojęcie pliku, który coś pokazuje, z plikiem, który pozwala na faktyczną edycję danych i wykonywanie obliczeń. W przypadku kalkulacji kluczowe jest zachowanie formuł, struktur tabel i możliwości modyfikowania wartości wejściowych. Formaty PNG i JPEG to klasyczne formaty grafiki rastrowej. Nadają się świetnie do przechowywania zrzutów ekranu z kalkulacji, wykresów czy podglądu tabeli, ale po zapisaniu arkusza jako obraz tracimy całą „inteligencję” pliku. Odbiorca widzi tylko bitmapę – nie ma dostępu do formuł, nie może zmienić liczby w komórce, nie przeliczy budżetu kampanii przy innym założeniu, nie posortuje pozycji kosztorysu. To jest tylko wizualna reprezentacja stanu na dany moment, coś jak wydruk na papierze, tylko w formie pliku graficznego. W branży używa się tego raczej do szybkiego podglądu, prezentacji w mailu lub wklejenia do prezentacji, a nie do realnej pracy na danych. HTML z kolei to język do tworzenia stron internetowych. Oczywiście można wyeksportować tabelę z Excela do HTML i wyświetlić ją w przeglądarce, co bywa wygodne do publikacji prostych zestawień w intranecie czy na stronie klienta. Ale taki plik sam w sobie nie jest typowym, wygodnym formatem kalkulacyjnym. Żeby móc z nim pracować jak z arkuszem, trzeba by go z powrotem zaimportować do programu biurowego, co często powoduje utratę części formatowania, a niekiedy także komplikacje z formułami. To rozwiązanie jest bardziej prezentacyjne niż robocze. Typowym błędem myślowym jest założenie, że skoro „widać tabelę”, to znaczy, że da się na niej normalnie liczyć. Niestety nie – obrazek lub HTML bez zaplecza w postaci arkusza kalkulacyjnego nie zastąpi natywnego pliku XLS/XLSX. W kontekście pracy biurowej, rozliczeń kampanii reklamowych czy przygotowywania ofert dla klienta dobra praktyka jest taka, by do edytowalnej pracy używać formatów arkuszy kalkulacyjnych, a PNG, JPEG i HTML traktować jako dodatki do prezentacji, podglądu lub publikacji w sieci, a nie jako właściwe narzędzie do obliczeń.